הצלחתו של מערך מכירות תלוי הרבה מאוד בכוח האדם שלו. מרבית ממערכי המכירות הקיימים היום בשוק בנויים מצוות מכירות וממנהל מכירות המופקד על ניהולם. התמונה האידאלית בה איש המכירות מקדיש לא פחות מ 90% מזמנו לטובת פגישות מכירה וסגירתם כמעט ואינה קיימת במציאות היומיומית. ריבוי מטלות תומכות מכירה מבזבזות לא מעט זמן איכותי של איש המכירה לטובת המכירה עצמה. כל מערך מכירות שטח איכותי חייב מערך תמיכה אחורי ,"בק אופיס" .
בחלק לא מבוטל מהארגונים איש המכירות מהווה את ה"בק אופיס" ובחלק אחר, גרוע יותר – מנהל המכירות הוא ה"בק אופיס" של המערך כולו וכך מעביר את רוב היום רחוק מאנשי המכירות שלו. במקום לנהל ולהניע ולחיות את ערך המכירות הוא מתנהל תחת משימות אדמיניסטרטיביות ומשימות תומכות מכירה אחרות.
בכדי למקסם את פעילות המערך יש צורך ליטול מאנשי המכירות משימות תומכות מכירה ותפעוליות ככל שניתן (ישנן ארגונים שהדבר בלתי אפשרי בסיבת המוצר והשרות הנלווה) וכאן נכנסת פונקציה חשובה במערכת המכירות, "מתאמ/ת המכירות ".
מתאמ/ת המכירות היא פונקציה הכרחית בכל ארגון וחברה מוטה מכירות. פונקציה זו מהווה את מערך התמיכה האחורי לאנשי המכירות וכלי עזר למנהל המערך. כך, מתאפשר לכל איש מכירות להתעסק במקסימום זמן בפגישות מכירה ומינימום זמן בכל מה שמסביב למכירה. בנוסף, מתאמ/ת המכירה מהווה עזר למנהל המכירות של הארגון ומוריד גם ממנו נטל מסוים בשוטף ומעניק/ה לו את הזמן והאפשרות להתמקד יותר בליווי ויציאה לשטח עם אנשי המכירות.
מתאמ/ת המכירות מהווה תמיכה משרדית במערך מכירות השטח, גורם מקשר בין מערך המכירות למטה והממשקים הפנימיים השונים בארגון, האימא והאבא של אנשי המכירות במובן התפעולי כמובן. מתאמ/ת המכירות חוסך/ת זמן יקר לאנשי המכירות, זמן שטח ללקוחות קיימים ופוטנציאלים. החיסכון המצטבר של עד שעתיים עבודה ביום בהתעסקות בניירת, טלפונים, ברורים ואף הגעה לא מוצדקת למשרדי הארגון הינו משמעותי כאשר מכמתים את השעות הללו לשעות תפוקה.(הערכה גסה של עוד 35 שעות מכירה בחודש לאיש מכירות!). ישנם מנהלים שיצהירו כי זו הוצאה מיותרת, אולם הניסיון והעובדות מוכיחות כי במודל של עלות למול תועלת הארגון מרוויח בטווח הקצר וביחוד לטווח הארוך.
המפתח של מתאמ/ת מכירות לכמות אנשי מכירות משתנה בין ארגון לארגון, תלוי במוצר/שרות, תיקי הלקוחות, תהליך המכירה ועוד פרמטרים. יש לקחת בחשבון שמספר קטן מדי של אנשי מכירות יגרום לאבטלה סמויה ומספר גבוה מדי יגרום לעבודה לא יעילה ולא ממוקדת (הנזק יהיה רב על התועלות). יש לבחון מראש את כמות המשימות והאחריות הנדרשת ובהתאם להגדיר ולבצע את ההתאמה של כמות הנכונה של אנשי המכירות למתאמ/ת אחד/ת, בין 4 ל 8 .
הירשם עכשיו לניוזלטר המקצועי שלנו
תחומי האחריות של מתאם המכירות רבים, ניתן למנות את עיקרם:
- ביצוע אנליזות והפקת דוחות שוטפים לאנשי מכירות ומנהל המכירות.
- עדכונים שוטפים ברמה יומית של מערך השטח במחירונים, מבצעים, מלאים.
- התקשרות ותיאומים למול גורמי וממשקים פנים ארגונים (כגון תפעול, הפצה, כספים..).
- תמיכה טלפונית מעת לעת במידת הצורך למול לקוחות קיימים
- תחזוקת קשר עם לקוחות פארטו ואסטרטגים.
- פתרון בעיות בהזמנות/זיכויים/החזרים למול אנשי המכירות.
- מעקב על סטטוס לקוחות (לקוחות בשוטף ולקוחות חדשים) והזמנות פתוחות.
- תמיכה בהנהלת חשבונות עבור אנשי המכירות – חובות פתוחים, כרטסות, אובליגו והמחאות חוזרות.
- ביצוע טלמיטינג יזום והכנה לפגישות המכירה.
- הצעות מחיר ( על פי בקשתו של מנהל המכירות).
- עזרה בכל הקשור לנושאי גביה.
כמובן שכל ארגון יודע לאפיין ולהגדיר את אופן האחריות לפי הצרכים שלו, התלויים במבנה הארגון ומערך המכירות, המוצרים/השירותים וקהל הלקוחות.
ישנם ארגונים שהפנימו את חשיבותו של מערך המכירות ואף הקצו 2 מתאמי/ות מכירה לטובת המערך. חלקם שידרגו את המזכיר/ה הקיימת וחלקם גייסו לתפקיד פונקציה ייעודית מתאימה. בחלק מארגונים אלו תחומי האחריות של מתאמי/ות המכירה הינו לפי חלוקה גאוגרפית/ לפי אנשי המכירות ואחרים לפי תחומי אחריות מקצועית. כל ארגון לפי מטרותיו וצרכיו שלו.
מאחר והפונקציה הינה הכרחית חשוב לאייש את המשרה באדם בעל כישורים מתאימים: יכולת תקשורת בינאישית גבוהה, יכולת מכירתית טובה (בדגש טלפונית), יוזמה, יכולת עבודה בצוות, שליטה ביישומי מחשוב , יכולת מולטי טסקינג. כל אלו הם רק חלק מאפיון התכונות הנדרשות לתפקיד.
חשוב מאוד – מתאמ/ת המכירות הינו חלק בלתי נפרד ממערך המכירות, חלק מההוויה היום יומית, חלק מהצוות.
המשרה היא משרה מלאה והתגמול חייב להיות בהתאם. זו אינה מזכיר/ה משודרג/ת ויש צורך להתייחס לכך בהתאם. היותו/ה חלק מצוות המכירות והשפעתו/ה הלא מעטה על אנשי המכירות, מעניקים לו/ה גם את הזכות להיות מתוגמל/ת על הישגי צוות המכירות בשוטף (לפחות כ 20% לערך מהשכר).
עצרו, הגדירו אחריות וצאו למצוא את המתאימ/ה.
בהצלחה!
כותב המאמר: אסף הדר
