שיטות ניהול ותחומי האחריות של המנהל
שיטות לניהול עובדים
מה זה ניהול עובדים?
ניהול עובדים הוא הכוח המניע של כל ארגון, ומתייחס למכלול הפעולות שמנהלים מבצעים כדי להפיק ביצועים מצוותים – הגדרת יעדים, משוב, הנעה, פיתוח מקצועי, תקשורת שוטפת ושימור. ניהול עובדים אפקטיבי לא מסתכם בחלוקת משימות – הוא כולל יכולת להתאים סגנון ניהול לאנשים שונים, ליצור מחויבות ולא רק ציות, ולזהות מתי עובד חוסם ביצועים ומתי הבעיה היא דווקא בתהליך או במנהל. מנכ”לים שמזהים שתוצאות הארגון תלויות יותר מדי באנשים ספציפיים ולא בתהליכים – בדרך כלל מגלים שהפער נמצא באיכות ניהול העובדים ברמת מנהלי הביניים. שיפור ניהול עובדים בארגון דורש בניית שגרות ניהול, כלים למשוב ומדידה, ופיתוח יכולות ניהוליות של כל שכבות הניהול.
זה הזמן לפאוזה קצרה ולבדוק האם אתם מרוצים מהשדרה הניהולית שלכם? האם ציבור המנהלים שלכם בארגון ממקסם את היכולות והפוטנציאל שלו?
בדיוק כאן נכנס לתמונה הצורך בתהליך מסודר של פיתוח מנהלים, ולא רק בבחינה של ביצועים נקודתיים.
בשנים האחרונות מחקרים לא מעטים בארגונים וחברות מצביעים על הקשר הישיר בין ניהול בינוני לבין ירידה ניכרת בתפוקות בעיקר של מערכי מכירות ושיווק.
הניסיון הרב שלנו עם חברות וארגונים בעשור האחרון מחזק את הקשר ומחדד עוד יותר את הצורך בתהליך עקבי של פיתוח מנהלים בכל הדרגים.
מנהל איכותי מסוגל להניע, לרתום, לתכנן נכון, לעבוד בהספקים גבוהים ולייצר תפוקות וביצועים גבוהים לאורך זמן. התרומה שלו לארגון עשויה לגדול בעשרות אחוזים ויותר.
האחריות שלכם (מעבר לתפקיד) היא לגרום למנהלים הכפופים לכם להיות טובים יותר, ממוקדים בדרך, ביעדים ובמטרות של השנה הקרובה.
זו הזדמנות להפסיק להתפשר ולהיות מקובעים ולמדוד את המנהלים רק על היעדים הכמותיים שלהם. דרשו מהם יותר, מדדו והעריכו אותם גם על מטרות ויעדים איכותיים – איך וכמה הם מקדמים את החזון הארגוני, שימור עובדים, מוטיבציה ועוד.
שאלו את עצמכם וגם אותם – האם הם באמת ממשים את תפקידים הניהולי בצורה הטובה ביותר.
לצורך כך, ריכזנו ומיפנו את תחומי האחריות והתפקיד של המנהל – ניהול כמקצוע, ניהול כפופים, ניהול עצמי, מודלי עבודה וניהול, מיומנויות ניהול, שיטות ניהול ועוד.
רשימה זו מהווה בפועל בסיס מקצועי לכל תהליך איכותי של פיתוח מנהלים בארגון.
תחומי אחריות ושיטות בניהול עובדים:
- ניהול כמקצוע
- תפקידי המנהל – עקרונות בחשיבה ניהול ותפיסת תפקיד
- סגנונות ניהול
- תחומי אחריותו של המנהל
- הרגלים מעכבים בניהול -> הרגלים מקדמים
- תקשורת בינאישית למנהלים – טיפוסים, סגנונות תקשורת והתאמה לצד השני
- העברת מסרים אפקטיבית
- המנהל כמאמן
- מנהיג מול מנהל
- ניהול עובדים כפיפים
- שימור, הנעה ויצירת מוטיבציה
- (שיחות) משוב והערכת עובדים
- חניכה ואימון ככלים ניהוליים – OJT
- דיאלוג וקשר שוטף
- רתימת העובד
- ניהול מנהלים
רתימה והנעת השדרה ניהולית
- ניהול עצמי
- מיפוי המיומנויות המנהל – פער בין רצוי למצוי
- מודעות עצמית ואינטליגנציה רגשית בניהול
- אפקטיביות ניהולית – ניהול זמן ו(תיעדוף) משימות
- תכנון והצבת יעדים ומטרות
- מודלי עבודה וניהול והשימוש בהם בתכנון ובפועל
- מודל יתם
- מודל אמונה
- מודל אשמה
- מודל (מנכ”ל מלווה)
- מודל APUSE
- מודל הרסמת
- מודל גיע
- AIDA
- SMART
- פאראטו
- SWOT – ארגוני, צוותי, אישי
- עלות – תועלת , סיכוי- סיכון
- מיומנויות ניהול מרכזיות
- ניהול ישיבות ודיונים, ניהול פגישות, תדריכים
- קבלת החלטות בארגון (ובתנאי אי ודאות)
- הצגה אפקטיבית של נושא
- ניהול חדשנות וחשיבה יצירתית
- איך לצלוח שיחות קשות
- ניתוח נתונים
- מאקרו – מיקרו
- שאילת שאלות
- העברת מסרים ושפה ניהולית
- האצלת סמכויות
- ניתוח תמונת שוק, ניתוח נתונים (עובדות ולא תחושות)
- מיומנויות רכות
בפועל, כל אחד מהתחומים הללו הוא חלק בלתי נפרד מתהליך פיתוח מנהלים שמטרתו לשפר את איכות הניהול ואת יכולת הביצוע הארגונית.
- שיטות ניהול עובדים בעידן החדש
- ניהול ממוקד עובדים
- ניהול ממוקד יעדים
- תכניות עבודה
- מדידה ובקרה
- תחקירים – למידת הצלחות /כישלונות, למידת עמיתים, סיעור מוחות, שולחן עגול
- תכנון קצר טווח וארוך טווח
- דיווחים, דוחות ניהוליים
- אסטרטגיה למול טקטיקה בעולמות הניהול
- יישום והטמעת שגרות ונהלי עבודה
- שימוש בכלים לניהול מרחוק – תקשורת בסביבת עבודה מרחוק
- עבודה וניהול בממשקים ובצוותים סינרגיים
- ניהול בעידן הידע – שימוש בכלים אינטרנטיים, למידה וניהול נוכחות ברשת
- ניהול בעידן החדש – כלים לניהול בתנאי אי וודאות
- מחוברות ושימור -מחוברות ארגונית וחשיבותה לחוסן של העובד והארגון
- פתרון ניהול קונפליקטים ודילמות ניהוליות
ועוד:
- קידום שיתופי פעולה
- ממשקים ופוליטיקה ארגונית
העובדים, בכל חברה, ארגון ובית עסק, מהווים את הנכס המשמעותי והחשוב ביותר, ולכן, ניהול עובדים נחשב לאחד מהתחומים המרכזיים עליהם מושם דגש בכל מסגרת ייעוץ מקצועית למנהלי החברה ( קראו כאן על ייעוץ למנהלים ), הארגון או בית העסק. יחד עם זאת, חשוב לציין שמשימת ניהול העובדים היא משימה מורכבת ומעורבים בה לא מעט אמוציות ורגשות לצד הצורך בביסוס יחסי עבודה ויצירת קשרים בינאישיים. המודעות ההולכת וגוברת בשנים האחרונות לחשיבותו של תחום ניהול העובד/ת, מציבה את התחום בראש סדר העדיפויות של כל בעל חברה, ארגון או עסק המעוניין למנף את יכולותיו בתחום זה.
טיפים חשובים למשימת ניהול עובדים
מטרת העל של כל מנהל הנדרש למשימת ניהול עובדים היא ליצור אחריות משותפת בקרב כלל העובדים עליהם הוא מופקד, בכל הנוגע להשגת תוצאות עסקיות מיטביות עבור הארגון, החברה או בית העסק. לצורך כך, קיימת חשיבות רבה ליצירת יחסי עבודה הוגנים ונאותים מול כל אחד ואחת מהעובדים, כאשר בין יתר הטיפים החשובים לצורך כך תוכלו למצוא:
- קבלת משוב – המשוב מהווה את האמצעי היעיל ביותר לצרכי בירור תחושותיו של העובד/ת בכל הנוגע לתפקוד המנהל הממונה עליו. עשו שימוש מושכל במשוב ואפשרו לציבור העובדים להגיש אותו באופן אנונימי על מנת להימנע מיצירת חיכוכים בינם לבין המנהל המופקד עליהם.
- נוכחות של השדרה הניהולית בשטח – ניהול נכון של העובדים מחייב את כל המנהלים הבכירים בחברה, בארגון או בית העסק, לגלות מעורבות יום יומית בכל המתרחש בחברה ובסביבת בית העסק או הארגון. הימצאות של מנהלים בכירים בשטח, מסייעת רבות ליצירת קשרי עבודה וקשרים בינאישיים בין העובדים לשדרה הניהולית.
- האצלת סמכויות – כל עובד/ת רוצה להרגיש בעל ערך עבור החברה, הארגון או בית העסק בו הוא מועסק, ולכן, האצלת סמכויות ומתן אחריות לצורך קבלת החלטות תעסוקתיות, יגבירו את המוטיבציה האישית של העובד/ת וירתמו אותו בצורה הטובה ביותר להשגת המטרות התעסוקתיות.
- הנהגת מדיניות של דלת פתוחה ושולחן עגול – מדיניות הדלת הפתוחה נועדה לאפשר לכל אחד ואחת מהעובדים להביע את דעתו בפני המנהל/ת ללא מורא וללא חשש למעמדו התעסוקתי, כאשר מדיניות השולחן העגול נועדה לצרכי קיומן של ישיבות צוות ומתן אפשרות לכל עובד/ת להביע את דעתו המקצועית בנוגע לנושא כזה או אחר במסגרת סיעור מוחות.
לסיכומו של דבר
ניהול עובדים נכון באופן רציף וקבוע, מסייע רבות להגברת המוטיבציה בקרב עובדי הארגון, החברה או בית העסק, וזאת בהתבסס על מחקרים שונים בשוק התעסוקה המודרני המעידים על קשר ישיר בין ניהול נכון להגברת התפוקה היומית של העובדים.
ארגונים שרוצים לייצר שיפור אמיתי לאורך זמן אינם מסתפקים רק בהדרכה נקודתית, אלא משקיעים בתהליך רחב של פיתוח מנהלים כחלק מבניית שדרה ניהולית חזקה.
אצלנו בחברת גיים צ’יינג’ר- Game Changer, תוכלו להסתייע במגוון רחב של קורסים והשתלמויות המיועדים לשדרת הניהול הנדרשת למשימת ניהול עובדים ברמה היום יומית. כמו כן, תוכלו להסתייע בשירותי הייעוץ הארגוני והייעוץ העסקי שלנו במסגרתם אנו מתמקדים בהטמעת שיטות ניהול מתקדמות לצרכי ניהול עובדים.
זכרו – אסור לכם להתפשר, תשאפו למקסם את איכות יכולות הניהול של המנהלים שלכם וגרמו להם לרצות גם!
בהצלחה!
כותב המאמר: מיטל הדר
שאלות נפוצות בנושא מנטורינג ניהול:
מנטורינג ניהול אפקטיבי משפיע על מנהלים בשלושה מישורים – קבלת החלטות, ניהול צוות ותקשורת בינאישית. מנטורינג ניהול טוב מחבר מנהל מנוסה למנהל שמתפתח, ומאפשר ללמוד מניסיון אמיתי ולא רק מתיאוריה. המנטור שואל שאלות שמאתגרות את החשיבה, חושף נקודות עיוורון ומלווה בהתמודדות עם מצבים ניהוליים מורכבים. ארגונים שמיישמים מנטורינג ניהול כשגרה רואים שמנהלים מתפתחים מהר יותר, מקבלים החלטות טובות יותר ומשמרים עובדים בשיעור גבוה יותר.
מנטורינג ניהולי בפועל משלב שני חלקים: פורומים ניהוליים קבועים שם דנים בנתונים וביצועים, וישיבות דו-צדדיות בין מנהל ממונה שם בודקים התקדמות, חסמים וצרכי פיתוח. המנטורינג צריך למקד את התשומת לב על התוצאות שלא התקבלו, לא על התושבים. כל שיחה צריכה להגיע למסקנה ברורה על מה השלב הבא. בלעדיו, מנהלים לא גדלים וביצועים מישמרים.
בחירת מנטור ניהולי שמתאים באמת דורשת התאמה בין הניסיון של המנטור לבין האתגרים של המנהל. מנטורינג ניהול אפקטיבי קורה כשמנהל מנוסה עוזר למנהלים צעירים יותר להימנע מטעויות חוזרות, לקבל החלטות טובות יותר ולפתח יכולות הובלה. מנטורינג ניהול טוב מייצר שיתוף פעולה טוב יותר, יישום מהיר יותר ושביעות רצון גבוהה יותר של העובדים. המפתח הוא לבחור מנטור שעבר אתגרים דומים ויכול להנגיש את הניסיון שלו בצורה מעשית.
מדידת ההשפעה של מנטורינג ניהול על יכולות המנהלים דורשת הגדרת מדדים לפני תחילת התהליך. בדוק ביצועי צוות – אחוזי סגירה, שביעות רצון עובדים, שיעור שימור – לפני ואחרי תקופת המנטורינג. מנטורינג ניהול שעובד מראה שיפור מדיד ביכולת המנהל להוביל את הצוות לתוצאות. מעבר למספרים, שאל את העובדים אם הם מרגישים שינוי באופן שהמנהל מתקשר, מקבל החלטות ונותן משוב.
ניהול עובדים מרחוק דורש מערכת תקשורת ברורה שמגדירה מראש איזה מידע צריך להיות משותף, איך ומתי. עובדים מרחוק זקוקים לשקיפות גדולה יותר מאשר בעבודה משרדית כי הם לא שומעים שיחות בסביבה או רואים מה קורה מסביב. צריך להגדיר שגרות תקשורת יומיות וקבועות – מפגשי סטנד-אפ קצרים, עדכוני מערכת, דוחות התקדמות שלא מעומסים אלא מדויקים ויעילים. השקיפות הזו מפחיתה דווקא את הצורך בבקרה מיקרו-מנהלית כי כולם יודעים מה קורה. בגיים צ’יינג’ר אנחנו רואים את זה בפועל אצל חברות שאנחנו מלווים.
מעקב ובקרה על עובדים מרחוק צריכים להתמקד בתוצאות ובהשלמת משימות, לא בשעות ישיבה מול המסך. כשמנהל עוקב אחרי תפוקה ברורה ומדידה – פרויקטים שהושלמו, עמידה בלוחות זמנים ואיכות העבודה – אין צורך במעקב צמוד שמרגיש כמו מיקרו-ניהול. ניהול עובדים מרחוק דורש הגדרת ציפיות מראש – מה נמדד, באילו מועדים ומה הסטנדרט הנדרש. כלים כמו Asana או Monday נותנים שקיפות על התקדמות בלי צורך בבדיקות יומיומיות. שיחות אחד על אחד קבועות משלימות את התמונה ונותנות מקום לשאלות ומשוב.
שמירה על מחוברות ומוטיבציה של עובדים שעובדים מרחוק מתחילה בתקשורת קבועה ולא רק כשיש צורך. ניהול עובדים מרחוק דורש שגרה ברורה – שיחה שבועית קבועה שבה כל עובד מעדכן על ההתקדמות שלו, מעלה אתגרים ומקבל משוב. בלי שגרה כזו, עובדים מרחוק מרגישים מנותקים ומתחילים לאבד מוטיבציה. ניהול עובדים מרחוק אפקטיבי כולל גם כלי עבודה משותף שנותן שקיפות לכל הצוות ותחושה שכולם חלק מאותו מהלך.
מעקב ובקרה עובדים מרחוק בתוך ניהול עובדים מרחוק צריך להיות על יעדים וביצועים, לא על מה שהעובד עושה כל שעה. הבדלה ברורה: אני צריך לדעת שהפרויקט הסתיים בזמן ובאיכות טובה, לא צריך לדעת שהוא בדוק דוא״ל בשעה תשע. קבע יעדים ברורים לכל עובד, בדוק התקדמות כל שבוע בקצרה, ותן משוב אם יש סטייה. שתמש בכלי קבלת שיתוף מסמכים שם העובד יכול להראות את עבודתו בכל עת. זה הרבה יותר יעיל מעקוב זעיר.
