התחלנו באבחון עומק שכלל ראיונות עם הנהלה ומנהלים, ניתוח המבנה הארגוני, בחינת תפקידים ותהליכי קבלת החלטות ומיפוי ממשקים מרכזיים
במהלך האבחון זיהינו מספר חסמים:
• כפילויות אחריות: במספר תחומים לא היה ברור מי בעל הסמכות ומי אחראי לתוצאה
• ריכוז החלטות אצל המנכ”ל: מנהלים המתינו לאישור גם בנושאים תפעוליים שוטפים
• ניהול תגובתי: רוב ישיבות ההנהלה עסקו בפתרון בעיות במקום בתכנון, ביצועים וקדימה
• פערי ניהול: חלק מהמנהלים לא עבדו עם תוכניות עבודה, יעדים אישיים או תהליכי משוב סדורים
• ממשקים לא מוגדרים: במיוחד בנקודות החיבור שבין מכירות לתפעול ובין שירות ללוגיסטיקה
• חוסר במדדי ביצוע אחידים: כל מחלקה מדדה הצלחה בצורה שונה ולעיתים ללא נתונים מסודרים
בהתבסס על ממצאי האבחון נבנתה תוכנית שינוי מדורגת:
• עיצוב מבנה ארגוני מעודכן: הגדרה מחדש של תחומי האחריות והכפיפויות בהתאם לצורכי החברה
• הגדרות תפקיד: בניית הגדרות תפקיד למנהלים ולעמדות מפתח, כולל אחריות, סמכות ומדדי הצלחה
• מטריצת אחריות: קביעה ברורה מי מוביל, מי מאשר, מי שותף ומי מעודכן בתהליכים מרכזיים
• שגרות ניהול: הטמעת ישיבות הנהלה, ישיבות מחלקה, One on One ובקרות ביצוע חודשיות
• KPI ניהולי: בניית סט מדדים לכל יחידה וחיבור שלהם ליעדי החברה
• פיתוח מנהלים: ליווי אישי וקבוצתי למנהלים בניהול עובדים, האצלת סמכויות, משוב, ניהול משימות וקבלת החלטות
• מנגנון בקרה: יצירת Dashboard ניהולי שאפשר להנהלה לראות תמונת מצב אחת במקום לנהל באמצעות עשרות קבצים ועדכונים
אחד האתגרים המרכזיים היה לשנות דפוס עבודה שהתבסס במשך שנים על “המנכ”ל יודע הכול ומחליט הכול”. לכן השינוי בוצע בהדרגה, תוך הגדרת גבולות סמכות ברורים וליווי צמוד של המנהלים
• מבנה ארגוני חדש המותאם להיקף הפעילות ולצמיחה העתידית
• הגדרות תפקיד וסמכות לכל מנהלי החברה
• ירידה של כ־35% בכמות הנושאים התפעוליים שהגיעו להכרעת המנכ”ל
• קיצור זמן הטיפול בממשקים בין מכירות לתפעול בכ־25%
• מעבר מישיבות הנהלה שהתבססו בעיקר על עדכונים לישיבות המבוססות יעדים, חריגים והחלטות
• 90% ממנהלי הביניים החלו לעבוד עם תוכנית יעדים חודשית קבועה
• בניית Dashboard ניהולי מרכזי שכלל כ־20 מדדי ביצוע מרכזיים
• יצירת שדרת ניהול עצמאית יותר עם יכולת לקבל החלטות ולנהל ביצועים
השינוי המשמעותי לא היה רק במבנה הארגוני- אלא בדרך שבה החברה מתנהלת
הארגון עבר מניהול המבוסס במידה רבה על אנשים, ניסיון אישי וכיבוי שריפות, לניהול המבוסס על אחריות, סמכות, שגרות, נתונים ותוצאות