|
הקשב למאמר
Getting your Trinity Audio player ready...
|
תקשורת פנים ארגונית לקויה היא אתגר “שקט” די שכיח בקרב חברות וארגונים המהווה לעיתים קרובות את אחד הגורמים העיקריים החוסמים ארגונים מלפרוץ קדימה.
חוסר בשיתוף הידע המקצועי, זרימת מידע תקוע בין מחלקות, קצר בתקשורת בינאישית בין עובדים ובין מנהלים, פערי תקשורת בין צוותים ומחלקות – כל אלו בולמים צמיחה של עשרות אחוזים בתוצאות העסקיות.
אז איך עושים שינוי ומייצרים תקשורת פנים ארגונית מיטבית?
הכל מתחיל בהחלטה בתהליך רציונלי של שינוי גישה בקרב המשאב האנושי בראש ובראשונה בקרב המנהלים. אך זה לא נעצר פה…זה רק תחילת הדרך. יש עוד לא מעט מרכיבים נדרשים:
ריכוז פלטפורמות תקשורת מרכזיות:
- הגדרת ויישום מבנה תקשורת אפקטיבי ופשוט עם הגדרת 3-4 ערוצי תקשורת מרכזיים בלבד
- מערכת מרכזית לניהול ושיתוף מידע וידע ארגוני
- הקמת פורטל עובדים – לגישה למידע אישי וארגוני – טכני, עסקי (יש כאלו שמאמצים גם אפליקציה ארגונית)
- מערכת הודעות מיידיות – לתקשורת שוטפת ומהירה
- מערכת לניהול פרויקטים – לתיאום ומעקב אחר משימות
- קביעת “בעלי בית” לכל ערוץ תקשורת
הגדרת תהליכי תקשורת באמצעות פיתוח תרבות ויוזמות של תקשורת פתוחה:
- מדיניות “דלת פתוחה” של ההנהלה הכוללת מפגשי “שאל את המנכ”ל”
- מפגשים תקופתיים בין עובדים למנהלים
- ישיבות מחלקות משותפת ומפגשי סנכרון שבועיים
- פורומים לשיתוף רעיונות והצעות
- עידוד משוב הדדי בין עמיתים
- מערכת תגמול על יוזמות לשיפור תקשורת
שיפור תקשורת בין מחלקתית באמצעות:
- הקמת צוותי עבודה חוצי-מחלקות
- פרויקטים משותפים
- מפגשי למידה משותפים
- שיתוף במשאבים ומידע
- הגדרת יעדים ומטרות משותפות
- יצירת “שגרירי תקשורת” בכל מחלקה
- הטמעת פורמט אחיד להעברת מידע
ניהול תוכן וידע באמצעות:
- מערכת לניהול ידע ארגוני ותוכן מקצועי : מאגר מידע מרכזי ונגיש, נהלים ותהליכי עבודה מתועדים, ספריית מסמכים משותפת, מערכת לשיתוף למידה והצלחות
מיתוג פנים ארגוני באמצעות:
- פיתוח שפה ארגונית אחידה
- עיצוב עקבי ושוטף של חומרי תקשורת
- חיזוק ערכי הארגון בתקשורת הפנימית
- טיפוח גאוות יחידה
אימוץ כלים טכנולוגים:
- כלי תקשורת ועבודה מרחוק
- מערכות לניהול למידה ארגונית
- כלים אנליטיים לניתוח תקשורת פנים ארגונית
מעבר לשיח בנושא יש לפעול להכשרה ופיתוח של עובדים ומנהלים במיומנויות תקשורת באמצעות:
- תכניות הדרכה הכוללות – סדנאות הקשבה פעילה, תקשורת בין-אישית, סגנונות תקשורת, אימון בהעברת מצגות ומסרים, פיתוח מיומנויות ניהול ושיחות קשות
- התנסות בסימולציות של מצבי תקשורת מאתגרים ומורכבים
- תרגול בקבוצות קטנות, משוב און ליין, ליווי אישי למנהלים
מדידה באמצעות:
- סקרי עובדים (ברמה רבעונית /חציונית)
- הגדרת מדדי ביצוע (KPIs) לתקשורת פנימית
- ניתוח נתוני שימוש בערוצי תקשורת
- משובים וראיונות עם עובדים
- מדידת זמני תגובה בערוצים השונים, ניתוח איכותני של תקשורת בין-מחלקתית
שיפור תקשורת פנים ארגונית הוא תהליך מתמשך הדורש מחויבות, משאבים ותכנון קפדני. לפתח תכנית פעולה, להקצות משאבים ואחריות, לקבוע יעדים מדידים לשיפור, לבצע מעקב ובקרה שוטפים, להתאים ולשפר באופן מתמיד.
יישום מושכל של האסטרטגיה המוצעת תוך התאמה לדנא וצרכי הארגון, יוביל לשיפור משמעותי באפקטיביות התקשורת הפנימית ולשיפור בביצועי הארגון כולו.
בהצלחה!
