איך לנהל בלי לפתור הכול: ניהול בעזרת שאלות

אחד הכלים הניהוליים הטובים ביותר שרוב המנהלים לא משתמשים…

כמה פעמים השבוע הזה קרה לך שעובד נכנס לחדר וציין בפניך “יש בעיה”. חמש דקות אחר כך אתה זה שמגדיר את הפתרון, מחליט ומסמן את הצעד הבא. התוצאה? אחריות נתקעת אצלך, העובדים תלויים בך במקום לפתח עצמאות  ואתה מסיים את היום בתחושה של “אני מוקף אנשים טובים אבל הם לא באמת מייצרים פתרונות שקט…”

בשגרה העסקית הדינמית נוצרה דינמיקה מאתגרת: העובד מציף בעיה, המנהל פותר, והשליטה חוזרת למעלה.

כך נוצר צוואר בקבוק קבוע, אובדן אחריות, וחשיבה פחותה מצד העובדים. זו בדיוק הסיבה לאמץ ולהשתמש בכלי ניהול של שאילת שאלות

שאלות הן כוח ניהולי אמיתי, כשאתה תמיד נותן תשובה: העובדים לא מתאמנים על חשיבה וקבלת החלטות, אין להם סיבה לנתח מצב, וכל בעיה הופכת לפקק אצלך. שאלות זהב עושות את ההיפך, הן מחזירות את האחריות לעובד, מפתחות חשיבה עצמאית ומייצרות פתרונות שמגיעים מהשטח. זה ההבדל בין ארגון שמתפקד על “כיבוי שריפות” לבין ארגון שפועל באופן יוזם ויעיל.

מעבר לעומס קבוע של טיפול בפרטים: עובדים מעלים כל קושי אליך במקום להתמודד עצמאית הם מציפים בעיות ללא הצעות ופתרונות, אתה סובל מחוסר בזמן לחשיבה אסטרטגית, אתה שקוע בניהול אנשים במקום בהובלת החברה.

הפתרון מתחיל בשימוש מושכל בשאלות כדרך ניהול איכותית.

ארבע שאלות זהב לשימוש יומיומי למנהלים:

• “מה אתה מציע לעשות עם זה?”, מעבירה את הכדור למגרש של העובד, מחזקת את האחריות שלו
• “מה למדת מהמצב הזה?”, עוזרת לעובד להבין תהליכים ולא רק תוצאות, מונעת חזרת טעויות
• “מה חסר לך כדי לפתור את זה?”, מגלה חסמים אמיתיים וממקדת אותך המנהל בסיוע הנכון
• “אם היית במקומי, מה היית מחליט?”, מייצרת ראייה מערכתית ומעורבות ניהולית

כך, אם נתמקד יותר, נבין שישנם שלושה מצבים קריטיים עיקריים שבהם שאלות משנות משחק

מצב 1: כשמשהו השתבש , אנו משתמשים תחקור בלי לחפש אשמים

במקום “איך שוב זה קרה?”, השתמשו ב:

• “מה קרה בפועל?”
• “מה הייתה המטרה המקורית, ואיפה סטינו ופספסנו”
• “מה החלק שאתה לקחת על עצמך?”
• “מה הלקח שאתה לוקח לפעם הבאה?”, “מה שצריך לעשות אחרת “?

המטרה היא להפוך כל אירוע ללמידה ולסוג התחייבות של הצד השני.

מצב 2: כשצריך להניע ליעד, ללא נאום מוטיבציה

השתמשו ב:

• “איך אתה מגדיר לעצמך הצלחה ברבעון/בחודש הזה?”
• “איפה אתה נמצא היום ביחס ליעד?”
• “מה החסם הכי גדול שלך כרגע שמונע ממך להתקדם?”
• “תן לי 3 פעולות שאתה מתחיל השבוע”

המטרה היא שהעובד ינסח בעצמו את היעד והצעדים.

מצב 3: כשעובד פונה עם בעיה, דרוש ממנו לבוא גם עם פתרון

אל תענה ישר, ציין: “מעולה שהעלית. לפני שאני עונה לך יש לי מספר שאלות:”

• “מהם שלושת הפתרונות שאתה רואה?”
• “מה היתרון והחיסרון של כל פתרון?”
• “אם אתה מחליט – על איזה פתרון אתה הולך?”
• “מה אתה לוקח על עצמך?”

ולסיום: “אני מאשר את הכיוון, קח את זה קדימה. תעדכן אותי ביום X.”

המטרה היא ליצור סטנדרט שהצד השני מגיע עם בעיה והצעות פתרונות.

כל פעם שהם עושים זאת – תעצים: “אהבתי שהגעת עם פתרונות.”

קחו בחשבון שתי טעויות נפוצות

• שאלות עם טון מאשים – השאלה נשמעת כחקירה, העובד נסגר ולכן יש לשמור על טון סקרן “תעזור לי להבין”
• שיחה ללא סגירה להנעה – דיברתם אבל אין “מה קורה מחר”, תמיד לסיים “מה אתה עושה עכשיו, ומתי?”

כדי ליישם את שלושת המצבים יש לעבוד על פי חמישה עקרונות מנחים:

1. התחילו בשיחות קצרות, אל תהפכו למראיינים
2. הקשיבו באמת, תנו לעובדים לגלות בעצמם
3. תעדו רגעי למידה, מה הוחלט ומה נלמד
4. תגמלו חשיבה עצמאית, גם אם הפתרון לא מושלם
5. שמרו על טון סקרן, לא שיפוטי

השימוש בשאלות זהב מייצר תועלות מהירות : פחות תלות, יותר אחריות של העובדים שמתחילים לחשוב כמו מנהלים, תובנות איכותיות מהשטח, תמונה רחבה במקום סימפטומים, פנויות ניהולית (פחות מיקרו-מנג’מנט)

ניהול לא נמדד רק ביכולת לפתור בעיות אלא  בעיקר ביכולת לגרום לאחרים לפתור אותן בעצמם,

כל שאלה שאתה שואל מתוך כוונה לפתח ולא לשלוט, מייצרת שינוי אמיתי בתרבות ובביצועים

אתה לא צריך עוד “מודל ניהולי”, אתה צריך לשנות את איכות השאלות שלך.

זכרו מנהל המצוין לא יודע יותר הוא יודע לשאול טוב יותר.

בהצלחה!