גם מנכ”לים ומנהלים חייבים לנהל את הזמן ואת המשימות שלהם….

ניהול זמן ומשימות מיטבי – כלי ניהולי חשוב למנהלים בכירים

אם הייתי פותח עכשיו את היומן שלך בשבוע האחרון – האם הייתי רואה מנהל שמוביל את החברה, או מנהל שנגרר אחרי החברה?

רוב המנכ”לים והמנהלים הבכירים שאנו מלווים בטוחים שניהול זמן זה עוד “טיפים קטנים”,עוד אפליקציה, עוד צבעים ביומן. בפועל, ניהול הזמן והמשימות של מנהלים בכירים הוא אחד ממנועי הביצועים הכי חזקים וגם אחד הגורמים הכי שקטים לשחיקה, לכיבוי שריפות ולביצועים בינוניים.

היום מתחיל מוקדם מדי, נגמר מאוחר מדי, והשוטף שואב – ישיבות, טלפונים, מיילים, אתגרי תפעול, עובדים שמחכים לאישור. ובכל זאת, בסוף השבוע, כשאתה סוף סוף מתפנה לחשוב, אתה מגלה שהדברים החשובים באמת לא זזו.

למה ניהול הזמן שלך הוא סוגיה עסקית, לא אישית?

הזמן של מנהל בכיר בארגון הוא משאב ארגוני יקר, לא עניין “אישי”: כל דקה שלך שלא ממוקדת בדברים הנכונים מייצרת עיכובים, צווארי בקבוק והחלטות שמתקבלות מאוחר מדי. כשאתה כל הזמן “תפוס” עובדים לומדים לא להחליט לבד ומחכים לך. היומן שלך משקף בפועל את ההוויה הארגונית: על מה מדברים, מה חשוב, מה תמיד נדחה.

איך זה נראה במציאות השוטפת?

• כיבוי שריפות מתמשך – כל יום מתחיל עם כוונה טובה, ואז: וואטסאפים, מיילים, אתגרי תפעול, עובד שנכנס “רק לשנייה” והיום נגמר. רוב המנהלים עובדים במוד “תגובה” וכל היום מכבים שריפות במקום לבנות מנגנונים שמונעים אותן.
• יומן מלא אבל לא מקדם – הרבה ישיבות, עדכונים, דיונים חוזרים, אבל מעט מאוד מיקוד זמן בעבודה עמוקה על נושאים אסטרטגיים. דברים שמרגישים דחופים גוזלים את תשומת הלב, בעוד הנושאים החשובים באמת (בניית מערך מכירות, הטמעת תהליכים, פיתוח עובדים) נדחים שוב ושוב.
• משימות שאינן נסגרות – החלטות שמתגלגלות שבועות, פרויקטים שנתקעים כי “אין זמן”. היעדר מערכת משימות אסטרטגית יוצר פער מסוכן בין ניהול בכיר לעשייה אפקטיבית.

המחיר האמיתי הוא הפסד הכנסות, פרויקטים נדחים, לקוחות מחכים. ירידה באיכות ההחלטות – החלטות “על הדרך”, שחיקת מנהלים ועובדים כי הכול “דחוף”, אין סדר עדיפויות ברור, תרבות ארגונית תגובתית.

אז בשביל להיות במקום אחר איך באמת כדאי לתכנן את הזמן (ההמלצות שלנו)

1. זמן אסטרטגי (מנכ”לי) – 40-50%: כיוון עסקי, תכנון, פיתוח עסקי, לקוחות מפתח, החלטות קריטיות.
2. זמן ניהולי תפעולי – 30-40%: ישיבות ניהול, בקרה על יעדים, פיתוח מנהלים, פתרון חסמים.
3. זמן אדמיניסטרטיבי – עד 10-15%: חתימות ובעיקר משימות שאפשר להעביר לאחר.

אם רוב היום שלך יושב בסעיפים 2-3 – יש פה פער ניהולי, לא “חוסר זמן”.

כדי שזה יבוא לידי ביטוי אתם חייבים ליישם 5 עקרונות יסוד שישנו הכול:

1. היומן הוא תוכנית העבודה – אם משימה חשובה לא נמצאת ביומן בחלון זמן מוגדר, היא לא תקרה.
2. זמן אסטרטגי אין – יוצרים אותו – חלונות זמן קבועים שבועיים לחשיבה, תכנון, פיתוח. לא נדחים. לא זזים.
3. מנכ”ל/מנהל בכיר לא מנהל משימות, הוא מנהל מערכת משימות ולכן יש צורך בסיסטים קבוע : מי אחראי, מה הדד-ליין, איפה ואיל מייצרים מעקב ובקרה.
4. הגדרת ניהול סמכויות – החלטות קטנות מתקבלות בדרגים נמוכים יותר כל החלטה של עד סכום/סיכון מסוים בסמכות מנהלים בדרג מתחת. אם הכול עולה אליך
5. חוק “3 ליום” – לכל יממה יש 3 תוצאות עיקריות שאתה כמנהל אחראי עליהן. הם לפני הכל.

במקביל נסו גם לקדם מהלכי עומק לטווח ארוך:

1. הגדרת “פרוטוקול יומן מנהל בכיר” – מסמך המגדיר אילו פגישות מחייבות נוכחות, חלונות קבועים ביומן, ברירות מחדל לזמני פגישות.
2. מערכת ניהול משימות ארגונית – כל משימה משמעותית נכנסת למערכת מסודרת לא בוואטסאפ. לכל משימה: גורם אחראי, מועד לביצוע, סטטוס.
3. פיתוח מנהלים כ”בעלי זמן” , ללמד מנהלים לקבל החלטות, להגדיר סף החלטה ברור.
4. שדרוג שגרת הישיבות – הגדרת ישיבת הנהלה עם סדר יום מובנה, מדדים, החלטות מתועדות. מקיימים רק ישיבות שמייצרות תוצרים.
5. ישיבות לביטול – האם המטרה ברורה? האם חייבים אותי במנהל ? ישיבות להעברה הלאה – מי יכול להוביל ולתת סיכום?

התוצאות שרואים בפועל לא מאחרת להגיע – קיצור משמעותי בזמני החלטות, דברים נסגרים בשבוע, לא נמרחים חודש. ירידה של 25-40% בזמן מבוזבז. עלייה בפוקוס על מהלכים משמעותיים – פחות “הכול”, יותר עומק. ירידה בכיבוי שריפות – חלק גדול מה”שריפות”. עלייה באחריות ניהולית – כשאתה מפסיק להיות צוואר הבקבוק, מנהלים לומדים להוביל. יותר זמן לחדשנות ופיתוח עסקי .

זכרו,  מנהל שלא מנהל את הזמן שלו, לא מנהל את החברה שלו, ניהול זמן זה לא עניין של יומן, אלא של תפיסת תפקיד. האם אתה “מנהל עומס” – או מנהל השפעה?

כולם מושפעים מהיכולת שלך להקדיש את הזמן הנכון לדברים הנכונים. זה לא “טיפ פרודוקטיביות”. זה כלי ניהולי אסטרטגי.

בהצלחה!