|
הקשב למאמר
Getting your Trinity Audio player ready...
|
בחלקן הראשון, סקרנו בהרחבה את הדגשים הכי חשובים לניהול מיטבי על כל היבטיו.
להלן חלק 2 של הכתבה: איך אני מנהל את השוטף שלי – בתור מנהל בארגון, , כחלק מתהליך רחב יותר של פיתוח מנהלים המבוסס על שגרות, כלים והרגלי עבודה נכונים.
- איך אני מנהל את הזמן שלי
- איך אני מנהל את המשימות שלי
- איך אני מנהל את היומן שלי
- איך אני מנהל את הפגישות שלי
- הוצאת דוחות, סיכומים
- איך ומתי אני מרים דגלים
שגרות הניהול, שהן נדבך מרכזי בכל תהליך של פיתוח מנהלים, מתחלקות ל-3 זירות עיקריות:
- איך אני מנהל את השוטף – הזמן והמשימות שלי בתור מנהל
- איך אני מנהל את האנשים שלי – את הצוות/אנשים: זהו אחד התחומים המרכזיים ביותר בתהליך של פיתוח מנהלים, משום שהוא כולל ניהול משימות, יעדים, תקשורת ובקרה.
- משימות- פעולות
מדדים
- יעדים – והגדרת מטרות ויעדים, מעקב שוטף עשויות לכלול מעקב תקופתי או שוטף, פגישות מדויקות לקביעת יעדים ותחזוקת תקדימיות ודו”חות כתיבה על ידי הצוותים.
- תקשורת – זה יכול לכלול פגישות קבועות, שיחות חודשיות או שבועיות, שימועים, כמו דוא”ל, זומים, ווטס אפים
- בקרה (דוחות – דיווחים) – האזנה , הצטרפות לפגישה , דוחות , דיווחים , 1:1 מיילים , ווטס אפ
חניכה והכשרה – מרכיב מהותי בכל תהליך של פיתוח מנהלים, המחזק יכולות ניהוליות ומסייע בהטמעת שגרות עבודה אפקטיביות.
איך אני מנהל מול ממשקים בתוך הארגון ומחוץ לארגון -התהליכים של קבלת החלטות בארגון :
הגדרת סדרי עדיפויות, התייעצות עם מנהלים וצוותים נוספים, איסוף מידע רלוונטי ותהליכי החלטה פורמליים דיונים.
איך אני מנהל מול ממשקים בתוך הארגון ומחוץ לארגון:
- פגישות עבודה עם ממשקים פנים ארגוני באופן קבוע
- פגישות עבודה למול ממשקים מחוץ לחברה
- השתתפות בדיונים וישיבות עם גורמים נוספים
היתרונות ביישום שגרות ניהול בעקביות:
- יעילות בביצוע המשימות – פעולות הופעת לפשוטות יותר לביצוע, מבוצעות במהירות וביעילות רבה יותר
- תחושת וודאות – שגרה היא משהו מוכר וצפוי, מכאן שמעניקה תחושת וודאות.
- בטחון ויציבות
- תיאום ציפיות בין מנהל לעובד – שגרה מאפשרת לעובדים להבין מהן דרישות המנהל ומה מצופה מהם ביחס לתפקידם וביחס למשימות עליהן הם אמונים.
מה ההבדל בין SOP לבין נוהל עבודה רגיל או ספר נהלים?
ההבדל בין SOP לבין נוהל עבודה רגיל או ספר נהלים הוא שSOP הוא צריך להיות תבנית יחידה, ספציפית ומלאה – “כך אתה יוצא אישור הטבעה ב-7 שלבים”; נוהל עבודה רגיל קצוץ יכול להיות יותר כללי (“אישור הטבעה עובד בתוך יומי עסקי”); וספר נהלים הוא רוב הזמן מונוג שקשה להטיל עליו לאחד נושא מסוים. SOP הוא ספציפי, מעשי וקל לעקוב. רוב הארגוני שמספרים שיש להם “נהלים” בעצם אין להם SOP שימושיים – הם יש דברים שכתובים בשום מקום או כל אדם יודע שום דברים שונים.
איך בונים SOP לעובד חדש או לתהליך חדש?
בנייה SOP לעובד חדש או לתהליך חדש צריכה להיות אתחול בדידודק של מה שהוא צריך לדעת בדיוק- אם זה איך לענות קריאה בעמדה, איך להעביר ייעוץ, או איך לתעד בקנה. SOP צריך להיות ספציפי, קצר, וקל לעקוב- לא בלבול של אפיון. תרשים ספציפי עם צעדים בברור, סימנים להחלטות, וציון מפורש של איפה יש סיכון ו-למה- זה עוזר לעובד חדש. בנייה SOP טוב דורשת עזר מהעובד שמבצע את התהליך בפועל, לא רק מהמנהל- העובד רואה את הפינות המרושות שהמנהל שוכח. לאחר כתיבה, בדוק אותו עם עובדים חדשים- אם הם לא מבינים, הוא לא בר מטרה.
איך מוודאים שהעובדים באמת עובדים לפי ה-SOP?
וידוא שהעובדים באמת עובדים לפי ה-SOP דורש שתי דברים- ראשית, בדיקה עצמית לאחר שבועות אחדות של שימוש (“את עובדים עדיין בפי SOP זה?”); שנית, בדיקה תקופתית של תוצאות (“האם דברים קורים כמו צפוי?”). בדיקות פתאום גם עובדות- מנהל סתם מביט ב”מה אתה עושה” בלי הודעה מראש. כאשר מוודאים שהם עובדים, חשוב גם לשאול “מה הקשיים שנתקלת בהם בעדכון דברים?”, כי עובדים לעתים חרותות חלקים של SOP שלא עוזרים או לא עובדים בעזרת. SOP צריך להתפתח על בסיס משוב של עובדים.
זכרו, מדובר על תהליך – תדאגו שאתם והמנהלים שלכם בדרך, משום שפיתוח מנהלים אינו נבנה ביום אחד אלא דרך התמדה, שגרה, משמעת ולמידה מתמשכת.
בהצלחה!
רוצים להתייעץ ולקבל עוד תובנות שיעזרו לכם לשפר ביצועים?
אנו מעניקים חצי שעה ייעוץ בפגישת זום עמנו ללא עלות בנושא שיפור ביצועים אצלכם.
הבחירה שלכם 🙂
להלן לינק לתאום פגישה http://www.bit.ly/3Y30Az4