בחודשים האחרונים נכתב לא מעט על משבר הקורונה והשפעתו על הזירה העסקית. ברור לכולם שהנגיף שינה את חוקי המשחק בלא מעט מובנים ולמציאות המחייבת הסתגלות לשינויים, גמישות ופתיחות. גם כך בכל הקשור לתכניות העסקיות ובמקרה שלנו לתכנית העבודה השנתית.
בשגרה, מרבית החברות והארגונים נערכים וסוגרים את תכניות העבודה השנתיות ברבעון הרביעי האחרון של השנה. גם השנה מרביתם עשו זאת, יחד עם זאת, ניתן למצוא לא מעט ארגונים שבחרו ללכת, בחסות משבר הקורונה, בדרך קצת אחרת ולתכנן את תכנית העבודה השנתית בשלב זה לרבעון הראשון בלבד של השנה. שתי הדרכים אופציונליות.
המציאות הנוכחית המורכבת ומצב חוסר הוודאות מציב בפני ארגונים ומנהלים שלל אתגרים בתכנון וסגירת תכנית עבודה שנתית ותכניות פעולה נגזרות.
במאמר זה ננסה לשפוך קצת אור ולמקד את הנקודות החשובות שיש לקחת בחשבון בתכנון תכנית עבודה שנתית דווקא בשנה עסקית שונה משנים קודמות.
הירשם עכשיו לניוזלטר המקצועי שלנו
אז איך מתכננים תכנית עבודה שנתית במציאות הנוכחית?
ראשית, עצרו לרגע וחישבו – האם תכנית העבודה שלכם תואמת את המצב העכשווי, לוקחת בחשבון את אתגרי הקורונה שעדיין מלווים וכנראה ילוו אותנו בחודשים הקרובים?
נתחו את המציאות הנוכחית אצלכם בארגון, שאלו שאלות חשובות ואמיתיות. האם בעקבות משבר הקורונה עברתם להתנהלות אחרת? מצומצמת? האם ויתרתם או קידמתם תהליכים מסוימים? מה קרה עם כוח האדם שלכם? אופן ביצוע העבודה בשוטף? מה עם הלקוחות שלכם – האם אופי הצריכה השתנה בצורה משמעותית, האם אופיו של הלקוח השתנה תוך כדי תנועה? שאלו את כל השאלות הרלוונטיות.
במקביל, הפיקו לקחים ממה שקרה עד כה, יש להפנים את מה שחווינו ולמדנו בשנה החולפת, לבחון היטב את מה שקרה מתחילת פרוץ מהמגיפה אי שם בתחילת הרבעון השני של שנת 2020 ועד היום – תוכניות עבודה, משאבים, תוצאות, מה עבד יותר טוב? מה התקדם? איזה פתרונות קידמו אותנו? מה חסר? איפה עיכבנו את עצמנו?…. לא מעט ארגונים ביצעו שינויים גדולים בצורת ההתנהלות בחודשים האחרונים.
ולמרות חוסר הוודאות הקיימת יש להסתכל קדימה, לתכנן ולהגדיר את היעדים האסטרטגים לשנה הקרובה ולבדוק היטב בכל הקשור ליעדים האם נוצרו הזדמנויות חדשות שנרצה לממש? האם יעדים השתנו בהתאם לתקופה, בהתאם לשינויים בשוק, בשיטות העבודה, בהתאם למשאבים הקיימים?
דווקא במציאות הקורונה העכשווית, תוכניות העבודה חייבות להיות ממוקדות תוך הסתכלות והתמקדות ארוכת טווח לצד מהלכים טקטיים עכשוויים – יש להגדיר בתכניות העבודה הן יעדים אסטרטגים והן יעדים טקטיים.
אסור לכם ליפול בפח – אל תבנו תכנית עבודה שרק מגיבה לשינויי המשבר אלא תכנית יוזמת, האתגר הגדול הוא לא רק להשלים עם מציאות הקורונה – אלא גם למנף אותה.
דווקא כעת, חשוב מאוד לרתום את הכפופים, המנהלים והצוותים, ולשלבם ביעדי הארגון, כך תייצרו מחויבות ושותפות של כולם בתקופה הנוכחית.
בנו השנה את התכנית בצורה קצת אחרת, זה אפשרי, הנסיבות ורוח התקופה מאפשרים לכם.
זה בסדר לעת עתה לתכנן לטווח קצר בלבד, לוותר על תכניות ארוכות טווח, פרויקטים גדולים עד שהתמונה תתבהר, לעבור לפתרונות קצרים ונקודתיים – זה בסדר בעיקר לרבעון הראשון,
תוך יצירת מסגרת כוללת לתכנית השנתית אשר חייבת להיות ממוקדת, חדה וברורה.
כך, במסגרת התכנית השנתית, מוטב לפרק פרויקטים גדולים ליחידות קטנות, מומלץ כחלק מגילויי הגמישות, לאמץ רעיונות ובתהליכי עבודה חדשים שהיו עד כה מחוץ לדנ"א הארגוני. יש לקחת בחשבון שהוודאות בניהול המצב עלתה, ארגונים ומנהלים צברו ידע וניסיון רב בניהול המצב, פתרונות ארגוניים גדולים הוטמעו – שילוב עבודה מהבית, קפסולות של עבודה בארגון, שגרות ניהול חדשות ועוד. את חלקם יש לשקול להכניס לתכנית העבודה החדשה.
אתגר הקורונה חידד לנו כמנהלים את חשיבות הדינמיות והגמישות בתוך המסגרת הכוללת של תכנית העבודה. ההבנה שישנם נסיבות ואירועים המשתנים תוך כדי תנועה ובהתאם לכך יש צורך לבצע התאמות.
דגשים נוספים בתכנון ובניית תוכניות עבודה ל-2021
גמישות זה שם המשחק ולפיכך אנו ממליצים לייצר 3 תרחישים ארוכי טווח שנתיים והערכו אליהם בהתאם מראש – ריאלי, אופטימי ופסימי, רוצו על התרחיש הריאלי, אבל היו מוכנים גם לשני התרחישים אחרים וביכולות לשלוף אותם בכל שלב ולבצע התאמות תוך כדי תנועה על ציר הזמן.
הגדירו מטרות ותוצאות רצויות ברורות לסוף 2021 ויחד עם זאת קחו בחשבון שהתכנית דינמית ונושמת. זריזות, גמישות והתאמה תוך כדי שינויים ליחדות זמן של חודשים ורבעונים הם גורמי מפתח להצלחה.
בסמיכות לסיום הרבעון הראשון יש לעדכן בהתאמה את מסגרת התכנית הכוללת השנתית ובמקביל גם ברמה רבעונית עד סוף השנה. אם הנסיבות לא יאפשרו זאת עדיין אז יש להתנהל בדיוק אותו הדבר כמו בתחילת השנה – פירוט התכנית לרבעון השני של השנה.
כך נוצרת למעשה מציאות של שני חציונים (שגם היא יכולה להשתנות…) בה צורת ואופן העבודה בכל אחד מהם שונה לגמרי ממה שהכרנו עד כה. מרבית הסיכויים שהחציון הראשון יהיה עדיין תחת מידה של חוסר ודאות ויש להיעזר בחשיבה ממוקדת אילוצים, בעוד שבחציון השני ייהנה ממיקוד אינטנסיביות פנים ארגוני וחוץ ארגוני.
יש לתת חשיבות גבוהה לתכנון נכון בין הרבעונים ובעיקר בין החציונים -להכין את התהליכים התומכים, תשתית, תפעול ובעיקר את המשאב האנושי. כניסה לחציון שני ללא סגירת פערי הידע שנתגלו במהלך תקופת הקורונה והחציון הראשון היא בבחינת תקלה רצינית.
עובדי הארגון חייבים להבין שהחציון השני יהיה אחר ושונה ממה שהכרנו עד כה, מי שלא יהיה מוכן לכך יכשל. נקודה.
כך – בלא מעט חברות וארגונים החציון השני והרבעון האחרון של השנה הם בבחינת GAME CHANGER , אחרי שדברים יחלו אט אט לחזור למסלולם. חייבם לקחת את זה בחשבון בתוכניות העבודה.
עצרו ושלבו מנגנוני הערכה ובקרה מעת לעת – הגדירו מראש תדירות בה תיעשה עצירה כדי לכייל את המטרות, היעדים ותוכניות העבודה – על בסיס הנסיבות, מצב השוק והארגון. בשנה הזו המשפט "כל תוכנית היא בסיס לשינויים" מקבל משנה תוקף. חשוב לנהל את השינויים הללו.
עצרו והגדירו מחדש 2- 3 תחומים שלא היו בליבת התכנית בשנים קודמות דגש עם על נושאים ותחומים שלא היו בSCOPE שלכם אלמלא עברה פה הקורונה… לדוגמא תכנית לשימור העובדים שלכם, חיזוק והשבחת הדרג הניהולי אצלכם ( בדגש דרג הביניים) , חיזוק הרמה המקצועית ועוד. תנו להם את ההתייחסות המכובדת בתכנית העבודה.
מיקוד תחומי ומחשבתי – תפיסה של חשיבה, של תכנון ושל ביצוע "קטן ומהר", עבודה בפעימות קצרות עם הצגת תוצר ביניים. החלוקה לשלבי ביניים תאפשר גמישות, ניהול מבוקר בקרה ולמעשה תיצור איים של ודאות בתוך מציאות של חוסר ודאות.
בצעו התאמות – תוכנית היא בסיס לשינויים, וסביר שהשינויים בסביבה ידרשו מאיתנו להתאים את העשייה שלנו, את התקציב ואת המשאבים. תגובה מהירה לשינויים תאפשר לכם להוביל את הארגון בהצלחה גם בימים של חוסר ודאות.
קיימו שגרות בקרה תכופות על מנת לוודא שהפעולות הנעשות אכן מובילות לכיוון הרצוי ושלא נכנסו שינויים נוספים הדורשים התייחסות. ממשו את תוכניות העבודה באופן קצר טווח – קבעו פרקי זמן מוגדרים כגון שבוע, שבועיים, חודש ופתחו את תוכנית העבודה והגדירו מה צריך לקרות עד תום פרק הזמן שהגדרתם כדי לממש את הטקטיקות. בחנו את ההתקדמות ביחס ליעדים שהגדרתם בפרקי זמן קצרים. שגרות הבקרה יאפשרו לזהות פערים מהתכנון, ומקומות בהם נדרשת מעורבות. כל אלו יאפשרו לכם ולמנהלים שלכם בארגון להגיב בזמן קצר יותר ולהקצות משאבים בהתאם לשינויים חוץ או פנים ארגוניים.
וכמובן לא לזנוח את מה שכולנו מכירים:
שלבו את היעדים שלכם עם המדדים הכמותיים – KPI (Key Performance Indicators) והגדירו טקטיקה ברורה ומשויכת למימוש אותם יעדים. כך, תוכלו לבקר גם את התהליכים והתוצאות. הטקטיקות יהוו את הבסיס שלכם לבנית תכנית עבודה מפורטת.
וזכרו – אף פעם לא מאוחר מדי, גם עכשיו עדיין לא מאוחר לבצע שינויים והתאמות.
בהצלחה!
כותב המאמר: אסף הדר
