תגידו להם מה הם עושים לא נכון (וגם מה כן)

לא הרבה יודעים זאת, אבל קבלת משוב בצורה בריאה היא אחד מהמאפיינים של growth mindset- דפוס חשיבה מתפתח, אחד המאפיינים החשובים ביותר לעובדים טובים (ובני אדם באופן כללי…) במאה ה-21, לפי המודל של פרופ׳ קרול דואק. סגנון החשיבה המתפתח ועקרון ה Life Long Learning (למידה לאורך החיים) מאמינים בהתפתחות וצמיחה מתמדת מתוך אתגרי היומיום- וזה בדיוק סוג העובדים שאנחנו רוצים בארגון, כי כידוע- אין אדם מושלם, אז בהחלט עדיף אדם שמשתפר כל יום, ולו במעט.

אז למה להשקיע במישוב איכותי?
הרבה מנהלים מתייאשים באמצע הדרך, בערך תוך 6-8 חודשים מגיוס העובד החדש. אחרי תהליך החפיפה אנו מצפים לראות השתלבות מהירה, ואם אפשר- שהעובד החדש יהיה טוב מכל קודמיו לתפקיד, ויקפיץ את החברה שלנו עשרות מונים קדימה. הם מתייאשים מכך שהעובד לא ״מבין לבד״, וחושבים שאולי כדאי לגייס אדם אחר לתפקיד. עם זאת, תהליך גיוס לחברה דורש זמן ומשאבים רבים, ודרישות השכר של עובדים איכותיים, שהם גם ככה נדירים ועוד יותר נדיר שהם חסרי משרה, יהיו גבוהות.
לעומתם, העובדים שכבר מועסקים אצלכם בארגון הם זמינים, מכירים את העבודה, ועם השקעה מועטה והרבה יותר ממוקדת, תוכלו להפוך אותם למעולים. בעזרת מישוב נכון, העובד יכול לצמוח יחד איתכם, ולהזניק גם את החברה קדימה- כמו שאתם מקווים.

חשוב שנבחין בין משוב מקצועי למשוב אישי-(יש יתרונות משלו שנוכל לנצל). משוב אישי יגע בצורת התנהלותו של העובד בסביבת העבודה ועם קולגות, ולא בביצועיו או הישגיו המדידים. כך שחשוב מאוד, אפילו יותר מאשר במשוב מקצועי, להיות רגישים ולא לטעות במילים. במקום לומר “אתה לא מסתדר כמעט עם אף אחד פה”, תאמרו “שמתי לב שקשה לך להסתדר עם XYZ. אני חושב שכדאי לך להשקיע שם מאמץ כי יש לכם הרבה ללמוד ולתרום אחד לשני כקולגות,” או “הייתי שמח אם היית צנוע יותר בהישגים שלך על מנת לא לעורר קנאה” אם הוא משוויץ בהישגים יתר על המידה. היתרון במשוב כזה הוא יצירת סביבת עבודה נעימה יותר לכולם תוך כדי יצירת קשר אישי יותר- מה שעוזר לכם בשימור העובדים והגברה של התפוקה.

אתגרים במישוב ואיך להתמודד איתם

1. ליצור הקשבה ולא התגוננות. כדי לא ליצור אנטגוניזם אצל העובד, ויותר מכך, ליצור הירתמות ורצון לשפר את הביצועים שלו, נדרש מהמנהל להפגין יחסי אנוש ולהשתמש בטכניקות מישוב ותקשורת. אחת הדרכים שמומחים לשפת גוף מציעים נוגעת לסידור הישיבה בעת המשוב. מחקרים מצאו שאם נשב ליד העובד בעת מישוב ולא מולו בצורה שיש בניכם שולחן, יש יותר סיכויים שהוא יעזוב את הפגישה בהרגשה שאנחנו לצידו, ולא נגדו. המסקנה מהמחקר היא שישיבה פנים אל פנים מעוררת רגש של עימות, ומציבה את הבעיה כמכשול, בעוד שישיבה צד לצד מרגיעה ומעוררת הבנה שהבעיה היא מולנו ואנחנו מתמודדים איתה יחד.
2. הגדרת הבעיה וניסוח נכון- למשל, אם העובדת שלכם מאחרת לדדליינים ופוגעת באיכות העבודה מול לקוחות החברה, ולמרות שיחות שקיימתם בעבר- אין שיפור משמעותי, איך אפשר לתת משוב בונה? במקום לומר “את עדיין לא עומדת בדדליינים למרות שדיברתי איתך על זה שוב ושוב” נוכל לומר “אני רואה שאת עדיין מתקשה לעמוד בדדליינים, אני רוצה לשאול למה, ובמה אני יכול להקל עליך כדי שנשתפר בזה”.
3. חוסר תיאום בין מנהלים- בארגונים רבים יש חפיפה בין אזורי סמכות ואחריות של מנהלים שונים, ולא תמיד ברור מאיזה כיוון נכון לתת את הביקורת כך שתתקבל. כדאי להתייעץ בין המנהלים בצוות ולחשוב יחד מה הבעיה האמיתית ואיך ניתן לעזור לעובד להתפתח כדי להגביר את יעילות המשוב, במקום להתעסק בתסמינים ותוצאות הלוואי של הבעיה.
4. יצירת איזון בשיחה- לפעמים קשה לדעת איך לגשת לשיחה כזו משום שתרבות של מישוב וביקורת פתוחה אינה נוכחת בחיינו ביומיום. יצירת איזונים בשיח כזה הוא מיומנות, ויש שיאמרו אף אומנות. ניתן להשתמש בשיטת הסנדוויץ׳- להתחיל ולסיים בדברים חיוביים, ולהזכיר באמצע את הנקודות לשיפור.
5. ״משוב זה תמיד שלילי״- יש לפעול כנגד האמונה הזו בכמה דרכים. קודם כל בדוגמא אישית- קבלו ביקורת ואל תחששו להראות איך למדתם מטעויות (כמו הקונספט הנהדר של ״fuckup night״, בו אנשים מצליחים מספרים על הכשלונות בדרך שלהם). נרמלו את הביקורת, אל תעשו מזה עניין גדול ושמרו על אווירה חיובית לכל אורך התהליך. בנוסף, תנו משוב גם על אלמנטים חיוביים ולא רק כשמשהו רע קורה, והזמנו גם את העובדים המצטיינים ביותר למשוב כדי שייראו שזה לא רק לעובדים החלשים, וכדי לפתח את המצטיינים אפילו יותר.
6. אסטרטגיית מישוב- לעיתים יש נטייה להתפזר ולומר את הדברים שקל להגיד. קחו לכם את הזמן לפני כל משוב וחשבו על אותם עובד או עובדת כאנשים (איזה אנשים בחייכם הם מזכירים לכם? מה הייתם ממליצים לו/ לה לעשות אם היו חברים או בני משפחה שלכם?). שקללו את הצרכים שלהם עם הצרכים העכשוויים וארוכי הטווח של הארגון, ולבסוף חשבו באיזו צורה יהיה הכי נכון לומר את המשוב הזה לאותם אנשים.

מעבר לכך, הצורה הכי רחבה שבה תוכלו ליישם אסטרטגיית מישוב הטמעת תרבות של משוב בריא בחברה ולמגר תרבות של ציניות והאשמה. תוכלו ללמד את העובדים כיצד לתת משוב נעים אחד לשני ואף לאחראים עליהם. אם תצליחו לעשות זאת, תבנו תקשורת פתוחה וכנה, תחזקו קשרי עובד-מעסיק, תתמכו בצמיחה האישית של העובדים ותעודדו פיתוח מנהיגות.
בהצלחה!