אחד הנושאים החשובים בהצלחה עסקית הוא דיוק התהליכים המקצועיים, ללא מעט מנהלים יש קושי להגדיר ולדייק את התהליכים באופן המיטבי ממגוון סיבות. גיבשנו עבורכם את הדגשים החשובים ביותר לתהליכים מקצועיים יותר בארגון כחלק מבניית תשתיות במקום אחד!
ראשית חשוב להפנים כי הדינמיקה העסקית שלכם מחייבת לעדכן מגוון של תהליכים:
- תהליכים מול לקוחות : קיימים/חדשים/ פוטנציאליים/הפסד
- תהליכים פנים ארגוניים בין המחלקות
- תהליכים פנים ארגוניים בתוך המחלקות
- תהליכים מול ספקים/משווקים
התהליכים הללו רלוונטים בכלל התחומים העסקיים: מכירות, שיווק, פיתוח עסקי, שירות, משאב אנושי, לוגיסטיקה ותפעול, כספים והנה"ח, מערוכת מידע ורכש.
אנחנו יודעים לקבוע באופן ברור כי עדכון ועבודה בתהליכי עבודה נכונים משפיעים ישירות על התוצאות העסקיות בכל התחומים, שיפור משמועתי במסע וחוויית הלקוח, שיפור ושביעות רצון עובדים, שימור עובדים, שיפור תקשורת פנים ארוגני ועוד
אז מהו התהליך הנכון ?
אחד הכלים החשובים בתהליך ולשיפור ביצועים תוך כדי תנועה הוא שימוש בתרשימי הזרימה ויש לו תפקיד חשוב: מיפוי והגדרת האתגרים, הכשלים, הנתקים לתהליכים חדשים נדרשים,. קרי – לאפיין אותם כולל הגדרה לתהליכים הנדרשים ותהליך קדם תהליך קדם לאפיון מערכות כגון: CRM ,BI ,ERP ,טלפוניה, מערכות פנימיות
מה צריך לכלול תרשים הזרימה?
- תיאור התניות/טריגרים/מצבים
- תיאור תוצאות /מצב/סטאטוס
- דיוק תהליכים
- בניית SLA
- תיאור +הפנייה למסרים (במידת הצורך)
- רשימת צ'קליסט (במידת הצורך)
- תיאור התוצאות והמצבים : סיום תהליך/הצלחות/הפסדים/מעבר למחלקה X
- מעבר לתהליך מתחיל אחר נדרש כגון : מסע לקוח מסוג X
להלן דוגמה לתרשים זרימה
לחצו על הקישור כאן
השלבים בבניית תרשים זרימה מבוססים על משולש הזהב: בתוך המחלקות, בין המחלקות, מול גורם חיצוני (ספק/משווק/לקוח)
- מינוי פרויקטור אובייקטיבי המעורה בתהליכים חוצי ארגון ובפרט את תחומי הליבה
- מיפוי הכשלים /החוסרים/ הנתקים /הנפילות /אי סדר לאורך כל המשפך
- מיפוי הצרכים החדשים
- הגדרת התהליכים הרצויים
- בניית תרשימי זרימה מלאים בכל מחלקה
- בניית תרשים זרימה בין כלל המחלקות
- בניית תרשים זרימה לתהליך חיצוני מול לקוחות/ספקים/משווקים
- הגדרת ובניית SLA בכל תרשים זרימה
- דיוק המסרים/התוכן/התקשורת המפנה מכל תרשים זרימה
- הגדרת האוטומאציות הנדרשות
- הגדרת האינטגרציות הנדרשות
- הגדרת אפיון מלא למערכות בהתאם לכלל הסעיפים הקודמים (ראו מאמר סופר רלוונטי עבורכם בנושא אצלנו באתר)
- בחינת האפיון עם המערכת הקיימת/איתור מערכת העונה על הדרישות
- יישום מול כלל משאב אנושי
- הדרכות מרוכזות פרונטליות, בנק סרטוני הדרכה, סימולציות, הדרכות פרטניות, אחד על אחד, משובים ודיוקים לפעולות ותהליכים
- תיקון תהליכים (במידת הצורך)
- המשך יישום וביצוע מול מערכת רלוונטית +הדרכה למשאב אנושי
בדיקת תיקון המערכת בסביבת עבודה מבוקרת- טסטים, סימולציות ותרחישים
זכרו!!
הבסיס לבניית תהליכים מיטביים מתחיל בתרשים מקצועי ומקיף!
מה שלא נכנס בתרשים זרימה לא מבוקר ולא מנוהל
בהצלחה!
רוצים להתייעץ ולקבל עוד תובנות שיעזרו לכם לשפר ביצועים?
אנו מעניקים חצי שעה ייעוץ בפגישת זום עמנו ללא עלות בנושא שיפור ביצועים אצלכם.
הבחירה שלכם 🙂
להלן לינק לתאום פגישה http://www.bit.ly/3Y30Az4
