|
הקשב למאמר
Getting your Trinity Audio player ready...
|
ניהול מרחוק בזמן חרום
יש תקופות שבהן אפשר לזהות מיד אם הארגון שלכם מנוהל באופן מיטבי. לא כשהכול רגוע, לא כשכולם במשרד, לא כשהתהליכים רצים מעצמם.
דווקא עכשיו.כשיש חוסר ודאות, עבודה היברידית, עובדים שחלקם מתוחים או מוסחים, מנהלים עמוסים, ולקוחות שמצפים להמשך מענה מלא – ניהול מרחוק הוא כבר לא שאלה של נוחות. הוא שאלה של יציבות. והטעות הגדולה של הרבה הנהלות היא לנסות לנהל את התקופה הזו עם אותם כלים של שגרה.
האתגר האמיתי הוא לא עבודה מהבית, אלא אובדן שליטה ניהולית.
במשרד קל יותר לזהות מי תקוע, איפה יש בלבול, מי נשחק ומה לא מתקדם. מרחוק, כל זה פחות גלוי. אם אין שיטת ניהול ברורה, מתחילות התקלות המוכרות: משימות נופלות בין הכיסאות, העובדים לא בטוחים מה הכי חשוב, המנהלים מרגישים שאין להם תמונת מצב והארגון כולו מתחיל להגיב ופחות מנוהל.
לכן השאלה היא לא רק איך ממשיכים לעבוד מרחוק. השאלה האמיתית היא איך שומרים על יציבות ארגונית גם כשאין שגרה רגילה.
מה חייבים לייצר עכשיו בארגון כדי לנהל נכון מרחוק בזמן חירום?
הנהלה חייבת לבנות חמישה יסודות ברורים:
- בהירות ניהולית – מה חשוב עכשיו ומה ניתן לדחות
- רציפות תפעולית – העבודה לא נעצרת כי אדם אחד לא זמין
- שגרת ניהול קבועה – גם בחירום יש קצב ושגרה
- משמעת תקשורתית – בהירות איפה מעדכנים ומה נחשב דחוף
- חוסן אנושי – הפגנת רגישות למצב, אבל גם מסגרת ברורה של עבודה
כדי להוריד את הסיסמאות לפרקטיקה ויישום , אמצו 6 מהלכים שאתם חייבים ליישם מיידית:
- הגידרו מצב ניהול חירום
אי אפשר להמשיך עם אותו סדר עדיפויות כאילו כל היעדים הם שווים בחשיבותם. צריך להחליט בהקדם מה חשוב, מה נדחה, מה מוקפא זמנית ואילו תהליכים חייבים להישמר ללא פשרות.
- עברו מניהול נוכחות לניהול תפוקות
לא מעניין מי מחובר וכמה זמן. מה שחשוב הוא מה הוגדר, מה הושלם, מה תקוע ומה דורש סיוע. לכל עובד ולכל תחום צריכים להיות יעדים שבועיים ברורים ומדידים.
- ייצרו שגרת ניהול קצרה וקבועה
הגדירו ישיבת בוקר קצרה, בדיקת סטטוס בנקודות קריטיות, וסיכום יומי או דו-יומי. כשיש קצב ניהולי ברור, הדברים אינם בורחים או נתקעים והארגון מפסיק לרדוף אחרי עצמו.
- בצעו סדר בערוצי התקשורת
וואטסאפ, מייל, טלפון, זום, הודעות קוליות – בלי כללים יש רעש שמעכב ותוקע. חייבים להגדיר ולהיות ברורים מה מתועד, היכן פותחים משימה, היכן מעדכנים סטטוס ומה באמת נחשב דחוף וחשוב.
- זהו נקודות כשל ותלות באנשים
בזמן חירום מגלים מהר מאוד עד כמה הארגון נשען על אנשים בודדים. מפו תהליכים קריטיים, זהו את המקומות והתהליכים בהם אין גיבוי וודאו שהידע והיכולות אינם ממוקדים רק אצל גורם אחד.
- החזיקו חזק וקרוב את מנהלי דרג הביניים
ניהול מרחוק נופל בדרך כלל לא אצל העובדים, אלא אצל מנהלים שלא קיבלו כלים לנהל מרחוק. אם הם לא יודעים לחדד ציפיות, לעקוב, להציף חסמים ולשמור על קצב – כל העומס יעלה מעלה לשדרה הניהולית הבכירה או למנכ”ל.
הטעות שרוב המנהלים עושים מול העובדים: יש מנהלים שהם קשוחים מדי. אחרים מוותרים על ניהול בשם ההבנה. שני הקצוות פוגעים בביצועים. ניהול נכון בתקופה כזו משלב אנושיות עם משמעת. העובדים צריכים להבין שרואים את הקושי, אבל גם שיש כיוון, סדר, ציפיות וניהול.
בהקשר הנ”ל, הנה 3 שאלות שכל מנכ”ל חייב לעצור ולשאול כבר היום:
- מהם שלושת התהליכים שאסור שייפגעו השבוע
- האם לכל תחום יש תפוקות ברורות לשבוע הקרוב
- והאם המנהלים באמת מנהלים או בעיקר מעבירים הודעות
בתקופה מאתגרת כמו הנוכחית, העובדים בודקים אם ההנהלה מחזיקה את המערכת. הלקוחות בודקים אם נשארתם יציבים והארגון כולו בודק אם יש יד על ההגה.
ניהול מרחוק בזמן חירום אינו פתרון זמני. הוא יכולת ניהולית הכרחית.
זה בדיוק הזמן לעצור ולוודא שהארגון שלכם לא רק עובד מרחוק, אלא מנוהל נכון מרחוק.
אם אתם מרגישים שהארגון עובד, אבל השליטה הניהולית נשחקת זה בדיוק הזמן לעצור, למפות את נקודות התורפה, ולבנות מנגנון ניהולי מדויק יותר לתקופה הזו.
בהצלחה!
