|
הקשב למאמר
Getting your Trinity Audio player ready...
|
חלק 1: ארגז כלים למנהל – שגרות ניהול
בחלק הראשון של כתבה זו נסקור את הדגשים הכי חשובים לניהול מיטבי על כל היבטיו.
מומלץ ורצוי לקרוא את 2 החלקים באופן מלא.
ניהול כולל בתוכו הרבה אחריות, משימות, מחוייבות לעיתים מאתגר ואף מורכב.
בדיוק מהסיבה הזו, מנהלים אינם יכולים להישען רק על ניסיון אישי או אינטואיציה ניהולית.
פיתוח מנהלים מקצועי מאפשר לבנות שגרות ניהול, מיומנויות וכלי עבודה שמייצרים ניהול עקבי, מדיד ואפקטיבי לאורך זמן.
כחלק מליווי עסקי לחברות , חברת Game Changer מלווה תהליך לשיפור תהליכי ניהול מיטביים
אז איך אפשר לנהל באופן מיטבי? כל זאת בכתבה שלפניכם בנושא שגרות ניהול:
- באמצעות סדר וארגון
- באמצעות יעילות ואפקטיביות בביצוע משימות,
- באמצעות תקשורת
- באמצעות ארגז הכלים הטוב ביותר – שגרות ניהול תהליכים בארגון
דוגמאות לשגרות ניהול:
- דוח סוף יום
- פגישת עבודה עם רפרנט
- הקצאות משימות
- דוח מדדים
- דוח שבועי
- ישיבת צוות
- האזנה לשיחות
- פורום מנהלים
- מעקב אחר ביצועים שוטף
- סיכום חודש
- פ.ע עם ממשק מקביל
- ניהול משימות שבוע קדימה
- משוב תקופתי
- דיווח סוף יום
- הכשרת עובד חדש
- בדיקת מעבר לקוחות בין סגמנטים
- ישיבת מנהלים שבועית
חשוב להבין: שגרות ניהול אינן מתקיימות מעצמן.
כדי שהן יעבדו בפועל, נדרש תהליך מובנה של פיתוח מנהלים, שבו המנהלים לומדים כיצד ליישם, לבקר ולהטמיע את השגרות כחלק מהשוטף הניהולי שלהם.
הקשר בין ניהול מיטבי להצלחה העסקית שלכם:
מנהלים שמפתחים יכולות ניהוליות לאורך זמן, פועלים בצורה שיטתית, מקבלים החלטות טובות יותר ומובילים את הצוותים שלהם לביצועים גבוהים.
זה בדיוק הערך של פיתוח מנהלים כחלק מתהליך עומק לשיפור ביצועים בארגון.
הצלחה של חברה עסקית נמדדת בדבר אחד – בשורת ההכנסות (והרווח).
בשביל להצליח חייבים לנהל באופן מיטבי – וזה באמצעות הכלי הטוב ביותר – שגרות ניהול.
עבודה והטמעת שגרות ניהול = הצלחה מובטחת.
שגרה היא פעולה, התנהגות, הנחיה, התרחשות החוזרת על עצמה בדרך ובזמן פעולה מוטמעת יוצרת הרגל.
הרגל ניהולי = שגרה ניהולית
שגרות הניהול מתחלקות ל-4 זירות עיקריות:
- איך אני מנהל את השוטף שלי
- איך אני מנהל את האנשים שלי (הצוות)
- איך אני מנהל תהליכים
- איך אני מנהל מול ממשקים בתוך הארגון ומחוץ לארגון
איך אני מנהל את האנשים שלי (הצוות) –
- איך אני מנהל את השוטף שלי
- איך אני מנהל את האנשים שלי (הצוות)
- איך אני מנהל תהליכים
- איך אני מנהל מול ממשקים בתוך הארגון ומחוץ לארגון
- מקצועיות – חניכה והכשרה שוטפת
- משימות ופעולות בשוטף
- מדדים
- יעדים ומטרות
- בקרה על התמקצעות, ביצוע משימות, מדדים, יעדים
שגרות ניהול מוודאות שכל אחד מעובדים עובד לפי שגרות העבודה שלו
זה מסתכם למעשה ב 4 פעולות /משימות:
- משימות ופעולות
- מדידה
- בקרות
- תקשורת
היסודות לעבודה נכונה עם שגרות ניהול
- ברורות ומוגדרות
- על פי תחום
- חזרתיות – עקביות והתמדה
- מימד זמן
- מובנה וידוע מראש (חלונות סגורים ביומן)
- עקביות והתמדה
היסודות לעבודה נכונה עם שגרות ניהול
- הגדירו לעצמכם את השגרות באופן מדויק בכל אחת מהזירות
- הכניסו אותם ללו”ז שלכם באופן קבוע – ליומנים (חלונות סגורים)
- התחילו ונהלו את הלו”ז היום שלכם בהתאם לשגרות הניהול שלכם
- בקרו את ביצוע השגרות למול התכנון ברמה יומית וברמה שבועית
- אל תפספסו ואל תמסמסו
- שגרות ניהול בפועל דה פקטו:
- פ.ע עם מנהל ישיר
- פ.ע עם מנהל תחום
- הצטרפות לפגישה משותפת עם מנהל תחום ולקוח
- פגישה אחד על אחד עם לקוחות גדולים?
- בניית תכנית עבודה
- בקרת תכנית עבודה שוטפת
- משימות ופעולות שוטפות – של יצירת הזדמנויות, הצעות, פולו אפים
- דוחות ודיווחים שוטפים
- מיפוי עצמי
- התמקצעות והעשרה עצמית
בינתיים ועד לחלק השני :תתחילו להגדיר וליישם שגרות ניהול בקרב כלל השדרה הניהולית.
בחלק השני של כתבה זו נסקור את כל המשך הדגשים החשובים בניהול מיטבי.
יישום שגרות ניהול מחייב שפה ניהולית אחידה, מחויבות הנהלה וכלים אופרטיביים ברורים.
תהליכי פיתוח מנהלים מסייעים ליישר קו ניהולי, לחזק את השדרה הניהולית ולוודא שהשגרות אכן מתקיימות בפועל – ולא נשארות על הנייר.
אנו נלווה אתכם בתהליך ליווי עסקי לחברות לשיפור מיומנויות ניהול ומתן כלים אופרטיביים למנהלים
המשיכו לעקוב אחרינו, בהצלחה!
רוצים להתייעץ ולקבל עוד תובנות שיעזרו לכם לשפר ביצועים?
אם אתם רוצים לקבל הכוונה של יועץ אסטרטגי, אנו מעניקים חצי שעה ייעוץ בפגישת זום עמנו ללא עלות בנושא שיפור ביצועים אצלכם.
הבחירה שלכם 🙂
שאלות ותשובות בנושא שגרות ניהול:
שגרות ניהול כמו מפגשי צוות שבועיים וחד על אחד עם כל עובד הן לא תוספת לוקסוס, הן הבסיס שבו צוות מזהה בעיות לפני שהן הופכות לקריאות. מפגשי צוות בעלי מבנה (שעה אחת, אותו יום כל שבוע) יוצרים הרגל וטקס שבו צוות נפגש למטרה מסוימת – לא סתם להתנגן. חד על אחד, גם קצר כמו שלושים דקות כל חודש, מאפשר למנהל להגיד לעובד כיצד הוא עושה תפקידו ומה יכול להשתפר. שגרות ניהול שמתקיימות לאורך זמן משנות את הדינמיקה – צוות מתחיל לסמוך על המנהל כי הוא קיים.
שגרות ניהול דורשות מבנה ברור – מפגשי צוות צריכים להיות באותו זמן, באותה משך, עם סדר יום קבוע אבל גמיש. חד על אחד צריך ללא הפסקה, לא ביטול בחירות שונות כל שבוע, וצריך לשמוש לפחות על שלוש נושאים: מה המנהל רואה שעובד עושה טוב, איזה דבר אחד צריך לשפר, ומה העובד צריך מהמנהל כדי לעשות יותר טוב. בלי מבנה, שגרות ניהול הופכות לשיחות אקראיות שלא משנות דברים. צוות שמסיים 1:1 יודע בדיוק איפה הוא עומד. בגיים צ’יינג’ר אנחנו בונים את זה יחד עם ההנהלה.
שגרות ניהול הופכות לבירוקרטיה מיותרת כשהן נהיות עם כללים ולא עם המטרה שלהם – אם אתם עושים מפגשי צוות כדי שנראה שאתם עושים מפגשי צוות, זה בירוקרטיה. אם אתם עושים זאת לדיוק בעובדים, להבנת מעמדות והצורך שלהם, זה ניהול נכון. הבדל הוא פשוט: בישיבה אחת, שאלו כמה שאלות אמיתיות של עובדים, תשמעו קול, ראו מה הם צריכים. בבישיבה אחרת, תגידו “זה על סדר היום” ותקראו ממיקום. שגרות שמשמרות מטרה ואנושיות לא הופכות לבעיה.
הטמעת שגרות ניהול שנשמרות לאורך זמן דורשת שלושה תנאים: מחויבות של ההנהלה הבכירה, שילוב השגרות בלוח הזמנים הקבוע של המנהלים, ומנגנון בקרה שמוודא שהן מתקיימות. שגרות ניהול נכשלות כשהן נתפסות כ”עוד משימה” ולא ככלי שמקל על העבודה של המנהל. הדרך להטמיע שגרות ניהול בצורה שנשמרת היא להתחיל עם שתיים-שלוש שגרות בסיסיות, להראות למנהלים את הערך שלהן תוך שבועות ספורים, ורק אז להרחיב. ארגונים שמצליחים בהטמעת שגרות ניהול הם אלה שבהם המנכ”ל עצמו מפגין מחויבות אישית לתהליך. בגיים צ’יינג’ר אנחנו מלווים מנכ”לים בדיוק בתהליכים כאלה.
