האם מערכת תפתור לכם את הבעיה

כמו בכל חברה עסקית דינמית , התהליכים אצלכם בארגון משתנים ומתעדכנים כל הזמן בין אם מדובר על תהליכים פנים ארגונים או מול גורמי חוץ -הלקוחות הפוטנציאליים/הקיימים במסע הלקוח, או אל מול ספקים ומשווקים.

השינויים בתהליכים אלו לא תמיד באים לידי ביטוי במערכות הארגוניות שלכם –  מערכת ה- CRM ,מערכת BI ,ERP , המרכזייה הטלפונית או הפורטל הפנימי של הארגון.

הניסיון שלנו בעשור האחרון מצביע כי מרבית החברות והארגונים סיגלו (ועדיין מסגלים) לעצמם גישה ודרך פעולה שגויה. הם מעדיפים לגשת ישר לעדכון המערכות מבלי למפות מראש את האתגרים, הכשלים, הנתקים. קרי – לאפיין אותם כולל הגדרה לתהליכים הנדרשים.

אחת הטעויות השכיחות שארגונים עושים היא ישר לכוון לפתרון ולהימנע מהאפיון הראשוני המתבקש והכל כך חשוב.

לפניי שאתם רצים לתקן מערכת קיימת או לאתר מערכת חדשה וליישם עם האינטגרטור – קודם תרכיבו את הפאזל לפניי הירידה לביצוע ויישום. שלב דיוק התהליכים הוא אקוטי בין אם מדובר על תהליכים ועל תקשורת פנים ארגונית בין המחלקות, בתוך כל מחלקה, כלפי חוץ מול לקוח , משווקים, ספקים.

אז מה הם השלבים החשובים ביותר?

• מינוי פרויקטור שמכיר היטב את התהליכים חוצי ארגון ובפרט את תחומי הליבה העסקיים

• מיפוי הכשלים /החוסרים/ הנתקים /הנפילות /אי סדר לאורך כל המשפך

• מיפוי הצרכים החדשים

• הגדרת התהליכים הרצויים

• בניית תרשימי זרימה מלאים בכל מחלקה

• בניית תרשים זרימה בין כלל המחלקות

• בניית תרשים זרימה לתהליך חיצוני מול לקוחות/ספקים/משווקים

• הגדרת ובניית SLA בכל תרשים זרימה

• דיוק המסרים/התוכן/התקשורת

• הגדרת האוטומאציות הנדרשות

• הגדרת האינטגרציות הנדרשות

• הגדרת אפיון מלא למערכת בהתאם לכלל הסעיפים הקודמים – למאמר המלא: https://bit.ly/3H2w0hy

• בחינת האפיון עם המערכת הקיימת/איתור מערכת העונה על הדרישות

• שלב א' ביישום והטמעת עבודה בפועל על המערכת ע"י  מיישם/אינטגרור/המערכת עצמה – בדיקת המערכת בסביבת עבודה מבוקרת- טסטים, סימולציות ותרחישים

• שלב ב' ביישום והטמעת המערכת למול קהל המשתמשים – כולל הדרכות מרוכזות פרונטליות, בנק סרטוני הדרכה, סימולציות, הדרכות פרטניות, אחד על אחד, משובים ודיוקים לפעולות ותהליכים במערכת תוך כדי תנועה.

אז אם שאלתם את עצמכם איזו מערכת יש להטמיע או איך נכון לעשות זאת עם המערכת הקיימת – אתם רצים מהר מדי. בכדי שהתהליך יהיה מיטבי מקצועי תשקיעו באפיון ממוקד.

לא תאמינו אילו תוצרים תזכו בתהליך כזה : שיפור תוצאות עסקיות בכל אפיק , שיפור תקשורת בין המחלקות השונות , שיפור שביעות רצון עובדים, חווית לקוח, תפוקות גבוהות יותר, שימור עובדים, נתונים מדוייקים, דוחות, ניתוחים וכמובן שיפור מתמיד של הביצועים!