ניהול ספקים בצורה מקצועית  ועד כמה זה משפיע על התוצאות העסקיות

רובנו מנהלים תקשורת עם ספקים בתחומים שונים ויחד עם זאת מפספסים לא מעט שלבים בתהליך הניהול מולם, ניהול ספקים הוא מרכיב חשוב, במיוחד כשמדובר בשירותים מתקדמים (כגון פרסום ושיווק דיגיטלי, אינטגרטור או מטמיע מערכות….), לעיתים קרובות חברות נופלות לאי הבנה או חוסר תאום עם ספקיהן, המוביל לתוצאות לא מספקות ואף לכישלון בפרויקטים.

הכרה מעמיקה של התחום והשירותים הספציפיים שאתם רוכשים היא חיונית. ידע זה מאפשר לכם להבין את המונחים המקצועיים, להעריך את איכות העבודה, ולתאם ציפיות בצורה מדויקת עם הספקים. כשאתם מבינים את התחום, אתם יכולים לשאול את השאלות הנכונות, לבקש את הדוחות הנכונים, ולנהל בצורה מושכלת.

מניסיון רב בליווי מעל 470 חברות לשיפור ביצועים ותהליכים ,מצאנו כי ישנה חשיבות רבה לידע המקצועי של הגורם הארגוני הרלוונטי למול הספק המשתקף בניהול מיטבי ובהתאם לכך בתוצרים ובתוצאות.

השלבים המומלצים בניהול ספקים:

בחירת ספקים מתאימים

תהליך זיהוי ובחירת הספקים הוא קריטי להצלחה. יש לבחון היטב את איכות המוצרים או השירותים, אמינות האספקה, המחיר, יכולות מקצועיות טכניות, גמישות, עמידות בזמנים ועלויות. שקפו אם ישנן דרישות ספציפיות או דרישות סף. אל תוותרו על בקשת המלצות של הספקים הפוטנציאליים.

בהסכם ההתקשרות יש לפרט את כל התנאים וההתחייבויות של שני הצדדים, יש להגדיר בבירור את תנאי התשלום, לוחות הזמנים, סטנדרטי האיכות, תהליכי הטיפול בכל שלבי ההתקשרות ,כולל מועדי אספקה, תנאי תשלום, אחריות ותנאי שירות.

תאום ציפיות

יש להגדיר את הציפיות בצורה ברורה עבורכם ועבור הצד השני , כולל לוחות זמנים, נקודות יציאה/עצירה, תוצאות מדידות, וקריטריונים להצלחה. תאום ציפיות יפחית אי הבנות, ימנע אכזבות בהמשך הדרך ויקדם את קבלת התוצרים והתוצאות שהגדרתם.

תקשורת פתוחה ושוטפת

תקשורת יעילה היא המפתח לשיתוף פעולה מוצלח. יש לקיים ערוצי תקשורת פתוחים עם הספקים, לשתף מידע רלוונטי, ולעדכן באופן שוטף לגבי שינויים בדרישות או בתנאי השוק. תקשורת טובה מאפשרת לזהות בעיות בשלב מקדים ולפתור אותן ביעילות.

פיתוח יחסים ארוכי טווח

בניית יחסים ארוכי טווח עם ספקים מובילים יכולה להניב יתרונות משמעותיים. ספקים קבועים לומדים להכיר את צרכי העסק, משפרים את היעילות, ולעתים קרובות מציעים תנאים טובים יותר. עם זאת, חשוב לשמור על איזון ולא להיות תלויים מדי בספק בודד. אנו ממליצים להשתדל ולא לשים את כל הביצים בסל אחד.

ניהול סיכונים

בשלב הראשוני חשוב לבחון את היציבות הפיננסית של הספק. יש לזהות ולנהל סיכונים פוטנציאליים בקרב קהל הספקים, וניטור של יציבות פיננסית של ספקים מרכזיים. ניהול סיכונים נכון מבטיח רציפות עסקית גם במצבי משבר.

טכנולוגיה

שימוש בכלים טכנולוגיים מתקדמים יכול לשפר משמעותית את ניהול הספקים. מערכות ניהול ספקים  מאפשרות מעקב יעיל אחר ביצועים, ניהול חוזים, ואוטומציה של תהליכים שגרתיים. טכנולוגיות של בינה מלאכותית יכולות לסייע בחיזוי ביקושים ובאופטימיזציה של רכש.

גמישות והתאמה

המציאות והשוק הדינמי מחייבים גמישות בניהול ספקים. אל תתקבעו. יש להיות מוכנים לשינויים בתנאי השוק, לדרישות רגולטוריות חדשות, ולשינויים בצרכי הלקוחות. גמישות בתהליכי העבודה יכולה לסייע בהתמודדות עם אתגרים בלתי צפויים.

ניהול גאנט חודשי

ניהול גאנט חודשי הוא כלי חשוב לניהול ספקים. גאנט מתוכנן ומדויק מאפשר לכם לעקוב אחר התקדמות הפרויקט/המשימות/הפרמטרים/המשימות שהוגדרו. בדיקה של ביצוע למול תכנון בזמן אמת מאפשרת לעמוד בלוחות הזמנים ולפעול בהתאם.

בתחילת כל התקשרות או פרויקט יש לבנות גאנט משימות ופעולות ברור ומפורט המשלב את התוצרים החודשיים. הגדירו וקבעו יעדים ומדדים להערכת ביצוע ברמה חודשית ובצעו מעקב במועד קבוע על מה שבוצע אל מול מה שתוכנן, כולל מעבר על הגאנט לחודש הבא.

מעקב ובקרה מדידה (במידת הרלוונטיות)

יש לבצע מעקב ובקרה שוטפים על ביצועים הספקים . יש לבחון באופן שוטף את איכות המוצרים והשירותים המתקבלים, עמידה בזמנים (ותנאי האספקה), יעילות תגובה לבעיות שעולות. המעקב יכול להתבצע באמצעות דו”חות תקופתיים, סקרים והערכת שביעות רצון. ניתוח תוצאות, וזיהוי מגמות ובעיות שעולות מהנתונים.

הרמת דגל בעת הצורך ועירוב גורמים נוספים

כשמתעוררות בעיות, חשוב להרים דגל גבוה בזמן ולערב גורמים נוספים במערכת. עירוב גורמים נוספים יכול לעזור למצוא פתרונות יצירתיים ולפתור את הבעיה במהירות וביעילות.

במקרים בהם ישנן בעיות של יכולות מקצועיות /קבלת החלטות ע”י הגורם מצד הספק , ייתכן ויהיה צורך לדרוש מעורבות של הדרג הבכיר אצל הספק. מעורבות זו יכולה לסייע בפתרון בעיות מורכבות ולהבטיח שהספק יעמוד בהתחייבויותיו. במקרים מסוימים ניתן לדרוש לגורם אחר מקצועי יותר אצל הספק.

שיפור מתמיד

תמיד צריך לשאוף לשיפור מתמיד של תהליכי העבודה ושיתוף הפעולה עם הספקים. אסור להתפשר. יש לזהות בעיות ואתגרים ולהציע פתרונות לשיפור. תהליך זה כולל גם הערכה מחדש של הספקים ובחינת החלופות האפשריות.

 סיום התקשרות

כאשר מגיע הזמן לסיים את ההתקשרות עם ספק מסוים, יש לבצע את התהליך בצורה מסודרת ומאורגנת. זה כולל סגירת כל החובות והתנאים הפתוחים, ניתוק הקשרים בצורה מקצועית ומכובדת. אנו ממליצים לבצע  הערכה סופית של ביצועי הספק ושימור מידע ולקחים מההתקשרות לעתיד.

דוגמה לתחום השיווק הדיגיטלי

הגדירו פרמטרים, יעדים, מדדים חשובים בניהול ספקים מתחום הפרסום והשיווק הדיגיטלי
תקציב שיווקי מפורט עם יעדים
דיווח שוטף על תוצאות בפועל :דיווח /משוב מפורט ממח מכירות על תוצאות של כל ליד /מתעניין
מדדים/פרמטרים ראשוניים חשובים : חשיפות, הקלקות/כניסות לאתר/שיחות נכנסות, עלות ליד, עלות הרכשת שיווקית , יחס המרה – לאורך כל המשפך והכי חשוב מליד לפגישה, מפגישה לסגירה או מליד לסגירה (תלוי תחום), מליד לליד רלוונטי, משיחה יוצאת לשיחה נענית, משיחה נענית לתאום וכן הלאה …….
תנהלו לאורך כל הדרך אופטימיזציה

זכרו – ניהול ספקים בשוטף הוא אחד מהתהליכים החשובים בארגון, שכן הוא משפיע באופן ישיר על האיכות, היעילות והעלויות של הפעילות השוטפת. ניהול אפקטיבי ויעיל של ספקים, משפיע באופן ישיר על הביצועים הכלליים והעסקיים של הארגון.

בהצלחה!