מהו התהליך הנכון לניהול מעבר מערכת CRM ?

שלב ראשוני של בחינה:

• מינוי מנהל פרויקט וחברה חיצונית מומחית, אובייקטיבית שתנהל, תפקח ותוביל את הפרויקט באופן בלתי תלוי ואובייקטיבי

• אבחון ,מיפוי וניתוח ראשוני הכולל את כלל תהליכי המכירה השירות והשיווק בחברה כולל החוליות החלשות

• אבחון מיפוי וניתוח מלא לחוסרים/חולשות ובעיות עם המערכת CRM הקיימת בכלל תחומי החברה : מכירות, שיווק, שירות, שימור

• אבחון מול כלל משתמשי הקצה כולל מנהלים ואנשי שטח/פרונטלי ומוקדים

• המלצות אופרטיביות לדרישות מכלל המחלקות הרלוונטיות

• קדם בריף אפיון ראשוני המכיל את רשימת הצרכים בכל מחלקה הכולל את כלל השלבים בחיי ליד/לקוח פוטנציאלי /לקוח קיים, כלל הפעולות, התממשקויות עם מערכות קיימות נוספות בארגון ומערכות שיווקיות חיצוניות

• דרישות ואפיונים עם מערכת קיימות חשובות -טלפוניה, ERP ,אוטומאציות שיווקיות, אאוטלוק ומערכות נוספות

• יצירת מדרג לבריף אפיון הראשוני מהדברים החשובים ביותר לפחות חשובים בדרישות החברה

• הוצאת מיילים לכלל מערכות CRM עם הצרכים הראשוניים

• פגישות מקדימות עם מערכות CRM מובילות התואמות את צרכי החברה

• השוואה בין המערכות השונות בכל פרמטר שהוגדר באפיון -תוך התייחסות מלאה להתממשקויות טכניות נדרשות ממערכות קיימות כולל ומעבר דאטה ממערכת קיימת באופן מלא עם מסמכים וחומרים מהמערכת קיימת

• קבלת הצעות מחיר -פה חשוב מאוד לשים לב לפרטים הכי קטנים. רוב הארגונים והחברות נופלים דווקא בשלב זה והעסק הופך להיות יקר מאוד

• יצירת פגישות בין המערכות הקיימות למערכות שנבחנות למטרת התממשקות טכנית והבנת האפיון הנדרש לטובת פיתוח

• קבלת הצעות מחיר ממערכות נוספות קיימות בחברה, שנדרשת איתם התממשקות טכנולוגית עם המערכת החדשה

• זכרו – אין לאשר הצעה שלא ברור בה מה יהיו העלויות פיתוח שיידרשו עד סוף התהליך וגם מה שנותר להמשך לאחר עלייה לאוויר לכל אורך השלבים

• ישיבת איפיון מלאה עם כלל הגורמים והמערכות

• בחירת מערכת מתאימה

• בחירת מערכת CRM

• איפיון ראשוני עם המערכת שנבחרה, ברזולוציה שמתחיל מראייה מערכתית ועד לפרטים הקטנים ביותר, תוך סקירת כלל השלבים, כלל המסכים, כלל הפונקציות הנדרשות, האוטומאציות הנדרשות, ההתממשקויות, ניסוחים קבועים, טפסים דיגיטליים, תהליכים ואוטומאציות

• פעולה חכמה ביותר : לפני שמעבירים דאטה עם כלל המסמכים ההיסטוריה והנתונים, יש לבצע מיפוי חכם לדאטה , קרי :יצירת CDP לדאטא בייס של החברה – בחינת מתודולוגיה סדורה לעבודה על רשומות עבר, הכוללת בחינת אנליזת פרמטרים ותתי פרמטרים עבור עץ עבודה – מיפוי, טיוב, ניקוי (כולל כפולים), תעדוף. שימוש במודל סקורינג ופעולות לביצוע

• יצירת סביבת עבודה ראשונית לקבלת משוב מלא מכל מחלקה עם כמה משתמשים בכל מחלקה, על מנת לקבל את מירב התקלות/בעיות/מענה לצרכים וריקושטים

• סגירת כלל הקצוות הפתוחות כולל מערכות נוספות, המתממשקות דו כיווני/חד כיווני עם המערכת הנבחרת

• הדרכות מקצועיות לכלל הפונקציות בחברה עפ”י מחלקות שונות

• יצירת סביבת עבודה ראשונית מתוקנת

• מעבר כלל החברה לשימוש במערכת החדש