מה זה בעצם ארגון ושיטות ואיך זה עובד?
ארגון ושיטות ( Operations & Methods, O&M – ארגון ושיטות) הינו תהליך בחינה שיטתית של מבנה ארגון (או חברה), נהליו והתהליכים בו, ניהולו ובקרתו במטרה לקבוע את יעילותו ההשוואתית בהשגת יעדים ארגוניים מוגדרים, תוך שיפור הניצול של המשאבים האנושיים, הטכנולוגיים, הלוגיסטיים ומשאבים אחרים העומדים לרשות הארגון.
בשנים האחרונות קיימת מגמה להגדרה ממוקדת של פונקציית O&M- שיפור עסקי, ניתוח עסקי, ניהול פרויקטים, שיפור תהליכים בארגון.
בחלק מהארגונים האחריות על התהליך היא ביד מחלקת ארגון ושיטות ובחברות קטנות יותר מופקד בידי חברת ייעוץ אסטרטגי חיצונית.
ארגון ושיטות נחלק ל – 5 שלבים:
- בחינה ומיפוי של התהליכים הקיימים.
- אפיון באמצעות מיפוי ניתוח – אבחון עסקי יסודי של צרכים, גורמים ודפוסים מעכבים וחסרים בהתנהלות השוטפת.
- ריכוז ממצאי האבחון והגדרת המשימות והתהליכים הנדרשים בהתאמה למדדים ויעדי שיפור (להתייעלות) על ציר הזמן.
- סיכום המידע בכללותו, תוך קבלת החלטות מעשיות למיטוב התנהלות הארגון/חברה והבאתם ליעילות ורווחיות אופטימליים.
- הטמעה ויישום בפועל
השלבים האלה יכללו ביצוע פעולות רבות בהתאם למאפיינים הייחודיים של כל ארגון/חברה.
בין השאר ייערכו סקרים ואבחונים מקצועיים, בחינת תקני המשאב האנושי, בדיקות של תהליכי עבודה, ניתוח של ההיררכיה בארגון, החלוקה למחלקות ואת הנהלים, חקירה לעומק של תהליכי מחשוב, אחסון מידע ודרכי הפצתו בארגון, ביצוע בדיקות כדאיות כלכלית רלוונטיות.
מטרת התהליך לייצר מענה כולל לכלל הצרכים הארגוניים תוך התייחסות לכל האספקטים הנדרשים תוך התמקדות באלה שהחברה/ארגון נותנים להם דגש יתר על מנת להבטיח פתרון מיטבי – יהיה זה פתרון נקודתי או אף התערבות מקיפה.
להלן 5 השלבים והשיטות של ארגון ושיטות עבור ארגון עסקי:
1. מיפוי התהליכים הקיימים
התשתית של ארגון ושיטות היא בראש ובראשונה מיפוי פרטני ומדויק של התהליכים הקיימים עם כלל הגומרים בארגון בדגש שדרה ניהולית, במטרה להבטיח שימוש יעיל במיוחד בכל המשאבים השונים העומדים לרשות הארגון.
חלק עיקרי בשלב המיפוי הוא חקר ביצועים הכולל תצפיות ומדידות במטרה לאתר ליקויים בתכנון הכולל. חקר ביצועים הוא גם הבסיס הנכון לתכנון והשמה של מערכת תגמולים מדויקת לעובדים ותקנים. על בסיס המיפוי ניתן לאבחן את המצב הקיים, לאתר חסמים ונקודות תורפה, להציב יעדים ולגבש המלצות לשדרוג ההתנהלות והבטחת תפקוד מיטבי של כלל הגורמים בארגון.
2. ניתוח המצב הקיים וזיהוי חסמים ונקודות תורפה
בשלב הזה כל המידע שנאסף בשלב המיפוי יעבור ניתוח מקצועי של תהליכי העבודה הקיימים תוך שימת דגש רב על אפיון צרכי הארגון/חברה, על זיהוי גורמים מעכבים וחוסמים המונעים את מימוש חלק/כלל ואף משבשים את ההתנהלות השוטפת. הניתוח יבוצע ברמה יסודית ופרטנית לכל תחום, מחלקה וממשק .
3. הגדרת התהליכים המתחייבים, הגדרת מדדים ויעדים
מתוך הניתוח המלא של המצב הקיים, ניתן להמשיך לשלב המשמעותי הבא: הגדרה מדויקת של התהליכים הנדרשים, יעדים והצבת מדדים להצלחה.
שלב זה מחייב שימוש נרחב בבנצ’מארק והשוואה מהעבר, תוך הפעלה של יצירתיות וחשיבה ‘מחוץ לקופסה’ והעלאה ובחינה של פתרונות אפשריים . לתוך ההליך משוקללים הן היתרונות והן החסרונות, לרבות השפעות ותוצאים בלתי ניתנים למדידה, הן בתוך המחלקה והן בהיבט הכלל ארגוני, כאשר ההשוואה בין כל החלופות תבוצע על סמך חישוב מדויק של יחס העלות מול תועלת.
לעיתים התהליך יינתן תעדוף להתמקדות תחילה בהעלאת פתרונות ישימים עבור מחלקה אחת. לעיתים הצעד המומלץ יהיה להתחיל עם ביצוע פיילוט במחלקה מסוימת, לבחון את התוצאות ובהתבסס על הניסוי המבוקר להתאים את התהליכים הפנים ארגוניים החדשים והמשופרים וליישם אותם בכל רחבי הארגון/חברה. בכל מקרה חשוב להציב יעדים ברורים ומדדים מדויקים, כדי שניתן יהיה למדוד את השפעת הפתרונות והשינויים על ההתנהלות בכל המחלקות ולאמת כי אכן הושג שיפור משמעותי.
בשלב זה יש לבצע מספר פעולות:
להגדיר ולכתוב נהלי ושגרות עבודה כולל קביעה והגדרת תחומי אחריות וסמכויות.
לקבוע תקנים בהתאם ליעדי התפוקות של כל עובד וזאת בהסתמך על חקר הביצועים וניתוח הממצאים.
גיבוש ותכנון מדיניות תמריצים ושכר.
ניתוח כדאיות ותמחיר על בסיס איסוף נתונים פיננסיים.
פיתוח ובניית תהליך שיפור מתמיד ומקסום כלים קיימים, ” הארגון הלומד”.
4. סיכום העבודה וקבלת החלטות קונקרטיות
בתום שלב המחקרים והבדיקות יוגש מסמך כולל, שיציג את כל שלבי העבודה שבוצעה, מסקנות מפורטות והמלצות קונקרטיות לארגון/חברה כיצד לפעול כדי לשדרג את ההתנהלות.
שלב זה כולל את סקירת המסמך, הצבעה על צרכים מובהקים וזיהוי הזדמנויות, וקבלת החלטות ביחד עם המנהלים בארגון/חברה אילו המלצות לאמץ ואילו לא, ובהתאם גיבוש ההנחיות למנהלי המחלקות והצוותים לצורך היישום וההטמעה של אותן החלטות.
5. הטמעה ויישום
שלב אופרטיבי זה מתבצע תוך ליווי שיתוף פעולה צמוד ומתמשך עם הגורמים הרלוונטיים בארגון ליישום אותן הצעות שהתקבלו עד להטעמתם המוצלחת של השינויים השונים.
בחלק מהמקרים היישום מתבצע באופן המשלב אבחון, מעקב, ודיונים לקבלת סקירת השינויים והשפעתם תוך כדי הטמעת היישום הראשוני.
תהליך ההטמעה יכול לכלול הצגה ויישום של טכניקות ופעולות חדשות כמו גם טכנולוגיות וציוד חדשים וכתוצאה מכך תפוקה גבוהה יותר.
הכשרת צוות או אפילו בחירה מחדש של תפקידי מפתח בצוות תוך כדי הפנמה של מדדי עבודה ועידוד מעשי של הערכת תפקידים באמצעות שיעורי תגמול, קידום וכיוצא באלה.
במכלול הדברים התהליך מוביל לחשיבה וכיוון חדש של השקפות ואסטרטגיות עסקיות בארגון ויישומו בפועל, יביא לשיפור שיטות הפעולה של הארגון בכללותו ושל הנהלתו: התייעלות הן בתפקוד היומיומי והן להפחתת עלויות ועלייה במדדי הביצועים והרווחיות. רווח היקפי נוסף המצופה מן התהליך, הוא עלייה במוניטין של הארגון פנימה בקרב העובדים והן החוצה ללקוחות ולציבור.
בהצלחה!
