ארגון ושיטות – התהליך להשגת יעדים פנים ארגוניים

ארגון ושיטות
 

מה זה בעצם ארגון ושיטות ואיך זה עובד?

 ארגון ושיטות ( Operations & Methods, O&M – או"ש) הינו תהליך בחינה שיטתית של מבנה ארגון (או חברה), נהליו והתהליכים בו, ניהולו ובקרתו במטרה לקבוע את יעילותו ההשוואתית בהשגת יעדים ארגוניים מוגדרים, תוך שיפור הניצול של המשאבים האנושיים, הטכנולוגיים, הלוגיסטיים ומשאבים אחרים העומדים לרשות הארגון.

בשנים האחרונות קיימת מגמה להגדרה ממוקדת של פונקציית O&M- שיפור עסקי, ניתוח עסקי, ניהול פרויקטים, שיפור תהליכים בארגון.

בחלק מהארגונים האחריות על התהליך היא ביד מחלקה האו"ש ובחברות קטנות יותר מופקד בידי חברת ייעוץ אסטרטגי חיצונית.

ארגון ושיטות נחלק ל – 5 שלבים:

  1. בחינה ומיפוי של התהליכים הקיימים.
  2. אפיון באמצעות מיפוי ניתוח – אבחון עסקי יסודי של צרכים, גורמים ודפוסים מעכבים וחסרים בהתנהלות השוטפת.
  3. ריכוז ממצאי האבחון והגדרת המשימות והתהליכים הנדרשים בהתאמה למדדים ויעדי שיפור (להתייעלות) על ציר הזמן.
  4. סיכום המידע בכללותו, תוך קבלת החלטות מעשיות למיטוב התנהלות הארגון/חברה והבאתם ליעילות ורווחיות אופטימליים.
  5. הטמעה ויישום בפועל

השלבים האלה יכללו ביצוע פעולות רבות בהתאם למאפיינים הייחודיים של כל ארגון/חברה.
בין השאר ייערכו סקרים ואבחונים מקצועיים, בחינת תקני המשאב האנושי, בדיקות של תהליכי עבודה, ניתוח של ההיררכיה בארגון, החלוקה למחלקות ואת הנהלים, חקירה לעומק של תהליכי מחשוב, אחסון מידע ודרכי הפצתו בארגון, ביצוע בדיקות כדאיות כלכלית רלוונטיות.
מטרת התהליך לייצר מענה כולל לכלל הצרכים הארגוניים תוך התייחסות לכל האספקטים הנדרשים תוך התמקדות באלה שהחברה/ארגון נותנים להם דגש יתר על מנת להבטיח פתרון מיטבי – יהיה זה פתרון נקודתי או אף התערבות מקיפה. 

להלן 5 השלבים והשיטות של ארגון ושיטות עבור ארגון עסקי:

1. מיפוי התהליכים הקיימים

התשתית של האו"ש היא בראש ובראשונה מיפוי פרטני ומדויק של התהליכים הקיימים עם כלל הגומרים בארגון בדגש שדרה ניהולית, במטרה להבטיח שימוש יעיל במיוחד בכל המשאבים השונים העומדים לרשות הארגון. 

חלק עיקרי בשלב המיפוי הוא חקר ביצועים הכולל תצפיות ומדידות  במטרה לאתר ליקויים בתכנון הכולל. חקר ביצועים הוא גם הבסיס הנכון לתכנון והשמה של מערכת תגמולים מדויקת לעובדים ותקנים. על בסיס המיפוי ניתן לאבחן את המצב הקיים, לאתר חסמים ונקודות תורפה, להציב יעדים ולגבש המלצות לשדרוג ההתנהלות והבטחת תפקוד מיטבי של כלל הגורמים בארגון.

2. ניתוח המצב הקיים וזיהוי חסמים ונקודות תורפה

בשלב הזה כל המידע שנאסף בשלב המיפוי יעבור ניתוח מקצועי של תהליכי העבודה הקיימים תוך שימת דגש רב על אפיון צרכי הארגון/חברה, על זיהוי גורמים מעכבים וחוסמים המונעים את מימוש חלק/כלל ואף משבשים את ההתנהלות השוטפת. הניתוח יבוצע ברמה יסודית ופרטנית לכל תחום, מחלקה וממשק . 

3. הגדרת התהליכים המתחייבים, הגדרת מדדים ויעדים

מתוך הניתוח המלא של המצב הקיים, ניתן להמשיך לשלב המשמעותי הבא: הגדרה מדויקת של  התהליכים הנדרשים, יעדים והצבת מדדים להצלחה.

שלב זה מחייב שימוש נרחב בבנצ'מארק והשוואה מהעבר, תוך הפעלה של יצירתיות וחשיבה 'מחוץ לקופסה' והעלאה ובחינה של פתרונות אפשריים . לתוך ההליך משוקללים הן היתרונות והן החסרונות, לרבות השפעות ותוצאים בלתי ניתנים למדידה, הן בתוך המחלקה והן בהיבט הכלל ארגוני, כאשר ההשוואה בין כל החלופות תבוצע על סמך חישוב מדויק של יחס העלות מול תועלת.

לעיתים התהליך יינתן תעדוף להתמקדות תחילה בהעלאת פתרונות ישימים עבור מחלקה אחת. לעיתים הצעד המומלץ יהיה להתחיל עם ביצוע פיילוט במחלקה מסוימת, לבחון את התוצאות ובהתבסס על הניסוי המבוקר להתאים את התהליכים הפנים ארגוניים החדשים והמשופרים וליישם אותם בכל רחבי הארגון/חברה. בכל מקרה חשוב להציב יעדים ברורים ומדדים מדויקים, כדי שניתן יהיה למדוד את השפעת הפתרונות והשינויים על ההתנהלות בכל המחלקות ולאמת כי אכן הושג שיפור משמעותי.

בשלב זה  יש לבצע מספר פעולות:

להגדיר ולכתוב נהלי ושגרות עבודה כולל קביעה והגדרת תחומי אחריות וסמכויות.

לקבוע תקנים בהתאם ליעדי התפוקות של כל עובד וזאת בהסתמך על חקר הביצועים וניתוח הממצאים.

גיבוש ותכנון מדיניות תמריצים ושכר. 

ניתוח כדאיות ותמחיר על בסיס איסוף נתונים פיננסיים.

פיתוח ובניית תהליך שיפור מתמיד ומקסום כלים קיימים, " הארגון הלומד".

4. סיכום העבודה וקבלת החלטות קונקרטיות

בתום שלב המחקרים והבדיקות יוגש מסמך כולל, שיציג את כל שלבי העבודה שבוצעה, מסקנות מפורטות והמלצות קונקרטיות לארגון/חברה כיצד לפעול כדי לשדרג את ההתנהלות.
שלב זה כולל את סקירת המסמך, הצבעה על צרכים מובהקים וזיהוי הזדמנויות, וקבלת החלטות ביחד עם המנהלים בארגון/חברה אילו המלצות לאמץ ואילו לא, ובהתאם גיבוש ההנחיות למנהלי המחלקות והצוותים לצורך היישום וההטמעה של אותן החלטות.

5. הטמעה ויישום 

שלב אופרטיבי זה מתבצע תוך ליווי שיתוף פעולה צמוד ומתמשך עם הגורמים הרלוונטיים בארגון ליישום אותן הצעות שהתקבלו עד להטעמתם המוצלחת של השינויים השונים.
בחלק מהמקרים היישום מתבצע באופן המשלב אבחון, מעקב, ודיונים לקבלת סקירת השינויים והשפעתם תוך כדי הטמעת היישום הראשוני.

תהליך ההטמעה יכול לכלול הצגה ויישום של טכניקות ופעולות חדשות כמו גם טכנולוגיות וציוד חדשים וכתוצאה מכך תפוקה גבוהה יותר.

הכשרת צוות או אפילו בחירה מחדש של תפקידי מפתח בצוות תוך כדי הפנמה של מדדי עבודה ועידוד מעשי של הערכת תפקידים באמצעות שיעורי תגמול, קידום וכיוצא באלה.

במכלול הדברים התהליך מוביל לחשיבה וכיוון חדש של השקפות ואסטרטגיות עסקיות בארגון ויישומו בפועל, יביא לשיפור שיטות הפעולה של הארגון בכללותו ושל הנהלתו: התייעלות הן בתפקוד היומיומי והן להפחתת עלויות ועלייה במדדי הביצועים והרווחיות. רווח היקפי נוסף המצופה מן התהליך, הוא עלייה במוניטין של הארגון פנימה בקרב העובדים והן החוצה ללקוחות ולציבור.

 

בהצלחה!

כותב המאמר: מיטל הדר

רוצה להיחשף לעוד מאמרים ותכנים מקצועיים ?
הירשם עכשיו לניוזלטר המקצועי שלנו
מגמות עולמיות בתחום השיווק
מגמות עולמיות בתחום השיווק
שיווק החדש -כל המגמות, הטרנדים, הכלים, הדרכים והחשיבה האחרת שמחייבת שינוי גישה בכללי המשחק, ישנם…
אנשי המכירות הנסתרים - מתחת לרדאר שלכם
אנשי המכירות הנסתרים - מתחת לרדאר שלכם
בסביבה העסקית המאתגרת של ימינו, אנו נדרשים לחשיבה יצירתית ופתרונות מקוריים לאתגרים הקיימים. אחת מהן…
מתי בפעם אחרונה עשיתם סדר פסח אמיתי אצלכם בארגון?
מתי בפעם אחרונה עשיתם סדר פסח אמיתי אצלכם בארגון?
מתי בפעם אחרונה עשיתם סדר פסח אמיתי אצלכם בארגון? כזה שמייצר לכם בהירות ומהווה מקפצה…
מסע לקוח, כך תעשו זאת חכם.
מסע לקוח, כך תעשו זאת חכם.
מסע לקוח מתחילים בהבנת הצרכים הייחודיים של לקוחות בשוק מתמיד משתנה, דרך הפיתוח של אסטרטגיות…
איך להחזיר את הניצוץ לעובדים ותיקים?
איך להחזיר את הניצוץ לעובדים ותיקים?
מה באמת חשוב לעובדים ותיקים? עם העלייה בתוחלת החיים וכושר העבודה, והאתגרים הבוערים בשימור עובדים-…
הביצועים בארגון תקועים - טיפים לזיהוי 'מוקשים'
הביצועים בארגון תקועים - טיפים לזיהוי 'מוקשים'
מה הסיבה האמיתית שלא מעט חברות וארגונים תקועים במקום? אינם מצליחים לגדול? אינם מצליחים לעמוד…
מה אנשי מכירות רוצים? מודלים תגמול אנשי מכירות
מה אנשי מכירות רוצים? מודלים תגמול אנשי מכירות
איך מתגמלים אנשי מכירות? איך מוודאים שהם נשארים מרוצים, פורחים ונאמנים לארגון? אחרי עבודה עם…
מועדון לקוחות- זה עדיין רלוונטי בכלל?
מועדון לקוחות- זה עדיין רלוונטי בכלל?
מועדון לקוחות מאפשר לנו ליישם עקרון חשוב מאוד בפרסום: פרסונליזציה- התאמת המסר באופן אישי ללקוח.…
תגידו להם מה הם עושים לא נכון (וגם מה כן)
תגידו להם מה הם עושים לא נכון (וגם מה כן)
אז למה להשקיע במישוב איכותי? שוב שנבחין בין משוב מקצועי למשוב אישי-(יש יתרונות משלו שנוכל…
פולואפ: חברו הטוב ביותר של אנשי המכירות 
פולואפ: חברו הטוב ביותר של אנשי המכירות 
אז מה זה פולואפ ולמה צריך אותו?לפולואפ בעל אסטרטגיה מובנית יש השפעה משמעותית וישירה על…
מיינדסט מכירות הוא הבסיס של תשתית המכירות שלכם צ׳יט-שיט לכל מי שמנהל.ת אנשי מכירות 
מיינדסט מכירות הוא הבסיס של תשתית המכירות שלכם צ׳יט-שיט לכל מי שמנהל.ת אנשי מכירות 
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... בשנה האחרונה אנחנו שומעים בלי סוף שחברות…
מה שלום המוח שלכם בחברה?
מה שלום המוח שלכם בחברה?
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... מערכות CRM הן הבסיס של החברה –…
מהם הדברים החשובים ביותר בתכנית המכירות שלכם
מהם הדברים החשובים ביותר בתכנית המכירות שלכם
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... זה די מדהים, בשנים האחרונות אנחנו נתקלים…
כשלונות החברות הגדולות במסע לקוח ואוטומציה
כשלונות החברות הגדולות במסע לקוח ואוטומציה
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... אם פעם תהליך מכירה היה התקשרות קצרה…
ממשאב אנושי להון אנושי
ממשאב אנושי להון אנושי
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... "אני מעריך שהתרומה של המשאב האנושי אצלנו…
ניהול הידע הפנים ארגוני
ניהול הידע הפנים ארגוני
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... את הסיפור הזה כולם שמעו – חברה…
להתחיל את השנה אחרת
להתחיל את השנה אחרת
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... ברוכים הבאים לשנת 2024! וזה בדיוק הזמן…
סיכום שנה עסקית
סיכום שנה עסקית
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... הנה אנחנו מוציאים את עצמנו בסוף השנה…
אסטרטגית לקוחת קיימים
אסטרטגית לקוחת קיימים
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... אחד הנכסים העסקיים החשובים ביותר הוא הלקוחות…
מזל טוב ליום הולדתך!
מזל טוב ליום הולדתך!
מנהל/ת יקר/ה! זו ההזדמנות שלנו לאחל לך יום הולדת שמח, מאחלים לך שפע של בריאות…
מתנות לכבוד השנה החדשה  -2023
מתנות לכבוד השנה החדשה -2023
מנהל יקר! זו ההזדמנות להודות לך על היותך חלק מקהילת הניוזלטר שלנו – פותחים, קוראים,…
חלק 2: ארגז כלים למנהל - שגרות ניהול
חלק 2: ארגז כלים למנהל - שגרות ניהול
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... בחלקן הראשון, סקרנו בהרחבה את הדגשים הכי…
חלק 1: ארגז כלים למנהל - שגרות ניהול
חלק 1: ארגז כלים למנהל - שגרות ניהול
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... בחלק הראשון של כתבה זו נסקור את…
תכנית עבודה - חלק 2
תכנית עבודה - חלק 2
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... בחלק הראשון סקרנו את העקרונות לבניית תכנית…
תכנית עבודה - חלק 1
תכנית עבודה - חלק 1
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... אז מהם הדגשים החשובים ביותר בבנייה ודיוק…
תרשימי זרימה עבור תהליכים עסקיים
תרשימי זרימה עבור תהליכים עסקיים
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... אחד הנושאים החשובים בהצלחה עסקית הוא דיוק…
שיפור ביצועי מכירות B2B
שיפור ביצועי מכירות B2B
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... מה חשוב ללקוח B2B בתהליך המכירה ?…
איך להגדיל מכירות בעסק
איך להגדיל מכירות בעסק
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... גיבשנו עבורכם את המתכון להצלחה גם ללא…
המתכון להצלחה בעסקים קטנים
המתכון להצלחה בעסקים קטנים
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... גיבשנו עבורכם את הדגשים הכי חשובים להצלחה…
איך להגדיל את המכירות בעסק?
איך להגדיל את המכירות בעסק?
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... בלא מעט חברות וארגונים המבקשים להביא לפיתוח…

זקוקים לעזרה בשיפור הביצועים בארגונכם?

השאירו פרטים או
התקשרו 072-3972174

דילוג לתוכן