שתפו את האתר

שיתוף ב facebook
שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב linkedin

ארגון ושיטות – מה זה ואיך זה מייעל את הארגון/חברה שלכם?

 

ארגון ושיטות ( Operations & Methods, O&M – או"ש) הינו תהליך בחינה שיטתית של מבנה ארגון (או חברה), נהליו והתהליכים בו, ניהולו ובקרתו במטרה לקבוע את יעילותו ההשוואתית בהשגת יעדים ארגוניים מוגדרים, תוך שיפור הניצול של המשאבים האנושיים, הטכנולוגיים, הלוגיסטיים ומשאבים אחרים העומדים לרשות הארגון.

בשנים האחרונות קיימת מגמה להגדרה ממוקדת של פונקציית O&M- שיפור עסקי, ניתוח עסקי, ניהול פרויקטים, שיפור תהליכים. בחלק מהארגונים האחריות על התהליך היא ביד מחלקה האו"ש ובחברות קטנות יותר מופקד בידי חברת ייעוץ חיצונית.

או"ש נחלק ל – 5 שלבים:

  1. בחינה ומיפוי של התהליכים הקיימים.
  2. אפיון באמצעות מיפוי ניתוח – אבחון יסודי של צרכים, גורמים ודפוסים מעכבים וחסרים בהתנהלות השוטפת.
  3. ריכוז ממצאי האבחון והגדרת המשימות והתהליכים הנדרשים בהתאמה למדדים ויעדי שיפור (להתייעלות) על ציר הזמן.
  4. סיכום המידע בכללותו, תוך קבלת החלטות מעשיות למיטוב התנהלות הארגון/חברה והבאתם ליעילות ורווחיות אופטימליים.
  5. הטמעה ויישום בפועל

השלבים האלה יכללו ביצוע פעולות רבות בהתאם למאפיינים הייחודיים של כל ארגון/חברה.
בין השאר ייערכו סקרים ואבחונים מקצועיים, בחינת תקני המשאב האנושי, בדיקות של תהליכי עבודה, ניתוח של ההיררכיה בארגון, החלוקה למחלקות ואת הנהלים, חקירה לעומק של תהליכי מחשוב, אחסון מידע ודרכי הפצתו בארגון, ביצוע בדיקות כדאיות כלכלית רלוונטיות.
מטרת התהליך לייצר מענה כולל לכלל הצרכים הארגוניים תוך התייחסות לכל האספקטים הנדרשים תוך התמקדות באלה שהחברה/ארגון נותנים להם דגש יתר על מנת להבטיח פתרון מיטבי – יהיה זה פתרון נקודתי או אף התערבות מקיפה. 

להלן 5 השלבים של ארגון ושיטות:

1. מיפוי התהליכים הקיימים

התשתית של האו"ש היא בראש ובראשונה מיפוי פרטני ומדויק של התהליכים הקיימים עם כלל הגומרים בארגון בדגש שדרה ניהולית, במטרה להבטיח שימוש יעיל במיוחד בכל המשאבים השונים העומדים לרשות הארגון. 

חלק עיקרי בשלב המיפוי הוא חקר ביצועים הכולל תצפיות ומדידות  במטרה לאתר ליקויים בתכנון הכולל. חקר ביצועים הוא גם הבסיס הנכון לתכנון והשמה של מערכת תגמולים מדויקת לעובדים ותקנים. על בסיס המיפוי ניתן לאבחן את המצב הקיים, לאתר חסמים ונקודות תורפה, להציב יעדים ולגבש המלצות לשדרוג ההתנהלות והבטחת תפקוד מיטבי של כלל הגורמים בארגון.

2. ניתוח המצב הקיים וזיהוי חסמים ונקודות תורפה

בשלב הזה כל המידע שנאסף בשלב המיפוי יעבור ניתוח מקצועי של תהליכי העבודה הקיימים תוך שימת דגש רב על אפיון צרכי הארגון/חברה, על זיהוי גורמים מעכבים וחוסמים המונעים את מימוש חלק/כלל ואף משבשים את ההתנהלות השוטפת. הניתוח יבוצע ברמה יסודית ופרטנית לכל תחום, מחלקה וממשק . 

3. הגדרת התהליכים המתחייבים, הגדרת מדדים ויעדים

מתוך הניתוח המלא של המצב הקיים, ניתן להמשיך לשלב המשמעותי הבא: הגדרה מדויקת של  התהליכים הנדרשים, יעדים והצבת מדדים להצלחה.

שלב זה מחייב שימוש נרחב בבנצ'מארק והשוואה מהעבר, תוך הפעלה של יצירתיות וחשיבה 'מחוץ לקופסה' והעלאה ובחינה של פתרונות אפשריים . לתוך ההליך משוקללים הן היתרונות והן החסרונות, לרבות השפעות ותוצאים בלתי ניתנים למדידה, הן בתוך המחלקה והן בהיבט הכלל ארגוני, כאשר ההשוואה בין כל החלופות תבוצע על סמך חישוב מדויק של יחס העלות מול תועלת.

לעיתים התהליך יינתן תעדוף להתמקדות תחילה בהעלאת פתרונות ישימים עבור מחלקה אחת. לעיתים הצעד המומלץ יהיה להתחיל עם ביצוע פיילוט במחלקה מסוימת, לבחון את התוצאות ובהתבסס על הניסוי המבוקר להתאים את התהליכים החדשים והמשופרים וליישם אותם בכל רחבי הארגון/חברה. בכל מקרה חשוב להציב יעדים ברורים ומדדים מדויקים, כדי שניתן יהיה למדוד את השפעת הפתרונות והשינויים על ההתנהלות בכל המחלקות ולאמת כי אכן הושג שיפור משמעותי.

בשלב זה  יש לבצע מספר פעולות:

להגדיר ולכתוב נהלי ושגרות עבודה כולל קביעה והגדרת תחומי אחריות וסמכויות.

לקבוע תקנים בהתאם ליעדי התפוקות של כל עובד וזאת בהסתמך על חקר הביצועים וניתוח הממצאים.

גיבוש ותכנון מדיניות תמריצים ושכר. 

ניתוח כדאיות ותמחיר על בסיס איסוף נתונים פיננסיים.

פיתוח ובניית תהליך שיפור מתמיד ומקסום כלים קיימים, " הארגון הלומד".

 

4. סיכום העבודה וקבלת החלטות קונקרטיות

בתום שלב המחקרים והבדיקות יוגש מסמך כולל, שיציג את כל שלבי העבודה שבוצעה, מסקנות מפורטות והמלצות קונקרטיות לארגון/חברה כיצד לפעול כדי לשדרג את ההתנהלות.
שלב זה כולל את סקירת המסמך, הצבעה על צרכים מובהקים וזיהוי הזדמנויות, וקבלת החלטות ביחד עם המנהלים בארגון/חברה אילו המלצות לאמץ ואילו לא, ובהתאם גיבוש ההנחיות למנהלי המחלקות והצוותים לצורך היישום וההטמעה של אותן החלטות.

5. הטמעה ויישום 

שלב אופרטיבי זה מתבצע תוך ליווי שיתוף פעולה צמוד ומתמשך עם הגורמים הרלוונטיים בארגון ליישום אותן הצעות שהתקבלו עד להטעמתם המוצלחת של השינויים השונים.
בחלק מהמקרים היישום מתבצע באופן המשלב אבחון, מעקב, ודיונים לקבלת סקירת השינויים והשפעתם תוך כדי הטמעת היישום הראשוני.

תהליך ההטמעה יכול לכלול הצגה ויישום של טכניקות ופעולות חדשות כמו גם טכנולוגיות וציוד חדשים וכתוצאה מכך תפוקה גבוהה יותר.

הכשרת צוות או אפילו בחירה מחדש של תפקידי מפתח בצוות תוך כדי הפנמה של מדדי עבודה ועידוד מעשי של הערכת תפקידים באמצעות שיעורי תגמול, קידום וכיוצא באלה.

במכלול הדברים התהליך מוביל לחשיבה וכיוון חדש של השקפות ואסטרטגיות עסקיות בארגון ויישומו בפועל, יביא לשיפור שיטות הפעולה של הארגון בכללותו ושל הנהלתו: התייעלות הן בתפקוד היומיומי והן להפחתת עלויות ועלייה במדדי הביצועים והרווחיות. רווח היקפי נוסף המצופה מן התהליך, הוא עלייה במוניטין של הארגון פנימה בקרב העובדים והן החוצה ללקוחות ולציבור.

 

בהצלחה!

רוצה להיחשף לעוד מאמרים ותכנים מקצועיים ?
הירשם עכשיו לניוזלטר המקצועי שלנו

ניהול ב-3 מישורים  שמוביל לתוצאות  בשנה החדשה

ניהול ב-3 מישורים שמוביל לתוצאות בשנה החדשה

ניהול איכותי מקדם ישנם לא מעט סגנונות וצורות ניהול – ניהול היררכי, ניהול ספירלי, ניהול…
עשרת השלבים אל הניצחון – מצוינות בעסקים ובחיים / ריק פיטינו

עשרת השלבים אל הניצחון – מצוינות בעסקים ובחיים / ריק פיטינו

גבשו הערכה עצמית – הערכה עצמי חיונית להישגיות, אתם צריכים לא רק להרגיש טוב ביחס…
כיצד תבנה את תכנית השיווק לשנת 21

כיצד תבנה את תכנית השיווק לשנת 21

שיווק נושם ומתעדכן אחרי משכורות עובדים, שיווק הוא בדרך כלל ההוצאה הגדולה ביותר עבור מרבית…
ארגון ושיטות – מה זה ואיך זה מייעל את הארגון/חברה שלכם?

ארגון ושיטות – מה זה ואיך זה מייעל את הארגון/חברה שלכם?

ארגון ושיטות ( Operations & Methods, O&M – או"ש) הינו תהליך בחינה שיטתית של מבנה…
פיתוח מנהלים בארגון

פיתוח מנהלים בארגון

המשאב האנושי בכלל, והדרג הניהולי בפרט, הם הגורמים החשובים והמהותיים ביותר להצלחתם של ארגונים, במיוחד…
השיטות המובילות של מאמן מכירות

השיטות המובילות של מאמן מכירות

אימון מכירות מקצועי לאנשי המכירות שלכם מערך המכירות בכל חברה, ארגון ובית עסק, הוא הבסיס…
שיפור מערך מכירות - כיצד תדאגו להגדלת המכירות בחברתכם

שיפור מערך מכירות - כיצד תדאגו להגדלת המכירות בחברתכם

מהם הכלים החשובים היכולים לסייע לכם להוביל לשיפור במכירת? האם קיימת שיטה ממשית להגדלת המכירות…
שיווק בלינקדאין - כיצד תייצרו לקוחות ברשת עסקית לינקדאין

שיווק בלינקדאין - כיצד תייצרו לקוחות ברשת עסקית לינקדאין

מהו שיווק בלינקדאין? למי הוא מיועד וכיצד תייצרו לעצמכם לקוחות באמצעות לינקדאין? כל מה שצריך…
לקוח סמוי

לקוח סמוי

מהו לקוח סמוי ומהי חשיבותו עבור פעילות החברה/בית העסק? איזה סוגי מודלים של לקוח סמוי…
גיוסים מקצועיים - כיצד תעשו זאת נכון?

גיוסים מקצועיים - כיצד תעשו זאת נכון?

נדרשים לגיוס מנהלים בכירים ודרגי ביניים למערך המכירות, השיווק, הפרסום ,השירות ולתחומים נוספים? זה הזמן…
ליווי וייעוץ מכירות

ליווי וייעוץ מכירות

כדי לשפר את ביצועי הארגון ולהגדיל משמעותית את נפח הרווחים שלך ממכירות, אין ספק ששכירת…
פגישות מתקיימות

פגישות מתקיימות

אחד האתגרים הגדולים של כל מערך מכירות הוא הגדלת יחס ההמרה. בתוך משפך ההמרה אנו…
כיצד הפכו אנשי השירות והתפעול לאנשי המכירות של היום

כיצד הפכו אנשי השירות והתפעול לאנשי המכירות של היום

מה תפקידם של אנשי השירות, הטכני והתפעול בתהליך המכירה וכיצד הם יכולים לתרום את חלקם…
מיפוי מנהלים

מיפוי מנהלים

פיתוח מנהלים ויכולות ניהול מתחיל בראש ובראשונה ביכולת למפות את היכולות והכישורים של המשאב האנושי…
כל מילה קובעת: הטכניקות שכל מערך שיווק צריך

כל מילה קובעת: הטכניקות שכל מערך שיווק צריך

לא צריך להיות אשפי שיווק ומכירות כדי להבין עד כמה מילים הן משמעותיות לשינוי דפוסי…
התוכנית העסקית שלכם: כל השאלות

התוכנית העסקית שלכם: כל השאלות

מה הן השאלות שצריך לשאול את עצמכם בהכנת התוכנית העסקית שלכם? אריק יואן הגיע לארה"ב…
הגדלת אחוז הענות שיחות

הגדלת אחוז הענות שיחות

הגדלת אחוז הענות שיחות הנה מטרה מרכזית  בכל מערך מכירה טלפוני. אחד האתגרים היותר גדולים…
המדריך המלא להרחבת קהל הלקוחות שלכם

המדריך המלא להרחבת קהל הלקוחות שלכם

איך משיגים לקוחות חדשים? זוהי ללא ספק שאלת השאלות כשזה מגיע לניהול ארגון עסקי המעסיקה…
בניית תסריט שיחה - עשה ואל תעשה

בניית תסריט שיחה - עשה ואל תעשה

על אף כלי השיווק הרבים והמגוונים הקיימים היום בשוק, השיווק הטלפוני עוד חי ובועט. הפנייה…
כיצד לבחור במערכת CRM מדויקת לצרכי הארגון שלך?

כיצד לבחור במערכת CRM מדויקת לצרכי הארגון שלך?

מערכת CRM היא מצרך חובה לכל ארגון. השוק כיום מוצף בפתרונות תוכנה מוצלחים יותר ופחות…
כל מה שחשוב לדעת בבחירת יועץ דאטהבייס

כל מה שחשוב לדעת בבחירת יועץ דאטהבייס

תחום הביג דאטה השתלט על העולם בסערה. כיום, כשכמות הנתונים שארגונים נדרשים לנהל גוברת מיום…
מהו יחס המרה וכיצד נוכל לשפר אותו?

מהו יחס המרה וכיצד נוכל לשפר אותו?

אז בנית תוכנית שיווק מקצועית ויעילה וגייסת צוות מכירות מנצח. השאלה המכרעת, אמנם, היא אם…
כך בונים אסטרטגיה שיווקית מנצחת

כך בונים אסטרטגיה שיווקית מנצחת

כמה פעמים ראית קמפיין שיווקי מדהים וחשבת לעצמך, "וואו, איך אני לא חשבתי על זה?".…
ייעוץ עסקי - כל מה שחשוב לדעת

ייעוץ עסקי - כל מה שחשוב לדעת

כיום יותר מאי פעם, מתוודעים מנהלים בכירים בארגונים לחשיבות האקוטית של ייעול תהליכי העבודה. לעתים,…
ייעוץ מכירות  - כיצד לבחור יועץ מכירות שיגדיל לכם את המכירות בחברה

ייעוץ מכירות - כיצד לבחור יועץ מכירות שיגדיל לכם את המכירות בחברה

מהו ייעוץ מכירות ומהם הנושאים המטופלים בתחום ייעוץ מכירות? כיצד מנהלים צוות מכירות בצורה המיטבית…
חברות ייעוץ אסטרטגי לחברות בישראל - כל מה שרציתם לדעת

חברות ייעוץ אסטרטגי לחברות בישראל - כל מה שרציתם לדעת

מהו ייעוץ אסטרטגי? למי הוא מיועד? מהו ההבדל בין ייעוץ ארגוני לייעוץ אסטרטגי וכיצד תוכלו…
יועץ שיווקי לבניית אסטרטגיה שיווקית מנצחת

יועץ שיווקי לבניית אסטרטגיה שיווקית מנצחת

מהי אסטרטגיה שיווקית ? למי היא נחוצה? מהם השירותים המקצועיים המוצעים לכם על ידי יועץ…
אסטרטגיית מכירות להגדלת המכירות בחברות

אסטרטגיית מכירות להגדלת המכירות בחברות

מהי אסטרטגיית מכירות? כיצד היא מסייעת להגדלת המכירות ומהם השלבים לבנייתה? כל מה שצריך וחשוב…
כיצד תעשה סדר בארגון ואצלך כמנהל

כיצד תעשה סדר בארגון ואצלך כמנהל

אף פעם זה לא מאוחר מדי.התקופה והמציאות העכשווית מהווה עבורכם הזדמנות מצוינת לעצור ולעשות סדר…
מכונה משומנת של לידים בעולמות B2B

מכונה משומנת של לידים בעולמות B2B

מי לא רוצה להגיע למשרד כל בוקר, להדליק את המחשב ולראות על המסך רשימת לקוחות…

זקוקים לעזרה בשיפור הביצועים בארגונכם?

השאירו פרטים או
התקשרו 072-3972174

לקבלת תוכן מקצועי:

* עם שליחת הטופס אני מאשר קבלת מסרים וחומרים מחברת מרקטינג סולושנס

בואו נדבר

דילוג לתוכן