המדריך המלא לדוחות דשבורד ואפיון מערכת CRM לשיפור ביצועים ותוצאות עסקיות

דשבורד
 
הקשב למאמר
Getting your Trinity Audio player ready...

המדריך המקיף, המקצועי והפרקטי לאפיון מערכת CRM שלכם



דוחות ותצוגות דשבורד: בהמשך האפיון 

הערה חשובה : בחירת מערכת/בחינת היתכנות המערכת הקיימת – הוא השלב האחרון בתהליך ואינו רלוונטי בתחילת האפיון

בחירת גורם רלוונטי לאפיון המערכת : ישנה חשיבות גבוהה למנהל/ת פרויקט פנימי/או חיצוני המכיר היטב תהליכי מכירה, שיווק ושירות בארגון.

הגדרת מטרה ראשית
: יש להגדיר מטרת אב לתהליך האפיון

לדוגמה: הטמעת מערכת שתתמוך בניהול תהליכי מכירה, שיווק ושירות , החל מכניסת הליד וקדימה הכוללת בין היתר: …… סקרים, הצעות , וכו’.  

הגדרת מטרות משניות : פירוט השלבים ואבני דרך לאפיון

רשימת גורמים רלוונטיים לטובת הפרויקט – פנימית וחיצונית  

פירוט מבנה ארגוני: יש לפרט את המבנה הארגוני הכולל חלוקת המחלקות והתחומים, (לדוגמה: מוקד טלמיטינג,משווקים/יועצים/סוכנים, נציגי שירות, טכנאים, מנהלים…), התייחסות אופן שימוש (מחשב/מובייל/טאבלט)

פירוט תכולת המערכת: הגדרת תהליכים וממשקים בעבודה על המערכת, לדוגמה: ניהול לידים, ניהול משימות, מעקב אחר פגישות, ניהול סקרים ושאלונים, ממשק למוקד חיצוני, תהליכים אוטומטיים למכירה ושירות ועוד

פירוט התהליכים והפעולות:
יש להגדיר ולציין את כלל התהליכים הקיימים בצורה מפורטת, כל תהליך בפני עצמו.
יש לפרט את כל התהליכים הנדרשים במערכת באמצעות תרשימי זרימה (Workflow), כולל תיאור של כל שלב ופעולה.

כל תהליך – כולל מספר אינטראקציות, פעולות או שלבים. לדוגמה:
טיפול בליד, ניהול קשרי לקוחות, תהליך מכירה ללקוחות פרטיים ועסקיים,  טיפול בקריאות שירות

פעולה –  מבוצעת באופן חד-פעמי וללא שלבים נוספים

במידה ויש תהליך שמתחיל/מסתיים בשילוב עם מערכת נוספת יש לציין זאת בתרשים זרימה.

חשוב לבנות תרשים זרימה המשלה את תחומי האחריות של כל מערכת.

שדות וערכים: יש להגדיר שדות וערכים בכרטיס לקוח כולל סדר הופעתם , בפירוט: תוצאות של שדות (Drop Down וכו),  הגדרה חובה /רשות , סוג השדה, שדה שולט ושדה נשלט.
לדוגמה: מקור הגעה, סטטוס ראשי, סטטוס משני ,רשימת צק’ליסט, וכו

הגדרת קלט ופלט:

קלט: רשימת שדות לקליטת נתונים, לדוגמה: שם, טלפון, אימייל, גיל.

פלט: רשימת תוצרים, לדוגמה: דוחות, חיווים על כפילות, רשימות תקינות.

מסכים: יש להגדיר את המסכים הראשיים במערכת, למשל:  מסך לידים,  מסך משימות, מסך פגישות

דוחות ותצוגות דשבורד:
להלן דוגמאות לדוחות דשבורד אסטרטגיים (משתנה בין חברה לחברה) לחץ לקבלת  דוחות בקרה אפיון

* הדוחות והגראפים מהווים דוגמאות לרעיונות בסיסיים לדשבורד וניתוח ביצועים בחברות וארגונים 
דוחות:  מכירה, טרום מכירה, שירות, סקרים, בקרת פרסום , SLA

ברמת מחלקה , סניף, רשת, דשבורד לבעלי תפקידים ומנהלים
לפי כל סנן של זמן/טווח/תקופה
כמו כן, יש להגדיר דוחות אסטרטגיים שיישלחו למנהלים בסוף יום/שבוע/חודש

ניהול ישויות: יש לפרט את הישויות המנוהלות במערכת:

לידים, הזמנות,  אנשי קשר, לקוחות, הצעות מחיר, הזמנות,  מוצרים,  עסקאות, פגישות, משימות, לוג שיחה, אירועים, דוא”ל, קבצים, שיחות מוקלטות, תיעוד ווטסאפ ועוד.
לכל יישות ליש בנות את השדות, הערכים והתוצאות (Drop Down).

טעינת קבצים (שדה בתוך כרטיס לקוח): חשוב להגדיר מראש מיקום שמירת הנתונים, גודל, מורשים, סוגי קבצים, ניהול גרסאות ועוד.

לוגיקה עסקית: יש לפרט את ההתניות והלוגיקה העסקית בכל תהליך, לדוגמה:

  • תזכורות, הקפצות, התראות – יש לבחור בקפידה מי מקבל, על מה ואיך (חשוב: לא להעמיס יתר על המידה)
    דוגמאות: מנהל מוקד יקבל הקפצות/תזכורות ללידים שטרם טופלו אחרי מסגרת זמן מוגדרת,  מנהל מחלקה יקבל תזכורת על אי עמידה ביעד שבועי/חודשי/רבעוני וכו
  • הקצאות בין משתמשים
  • תיעדוף הלידים/דאטה : יש חשיבות להגדיר את הלוגיקה והפרמטרים המשפיעים על סדר ,אופן וצורת הצגת הדאטה במערכת לפי כל גורם בארגון
  • הגדרת כפילות: יש לקבוע את הפרמטר המגדיר כפילות, אופן הטיפול והחיווי לכפול
  • חישוב של גיל לפי תאריך לידה, שיוך לסניפים לפי עיר מגורים, אוטומציות שונות כגון הקצאות לידים למשתמשים ספציפיים לפי מיקום ג”ג , כאשר ליד חדש שנכנס אוטומטית יקבל “מועד לטיפול” לאותו יום
  • הסבר לוגי לקשרים בין כרטיסים לקוח אב/אילן יחסים : (במידת הרלוונטיות) שיוך בין בני משפחה וכו
  • סרגלים מתקדמים : tracker “סרגל פיצה ” -התקדמות הליד/הזדמנות/שלב עם הלקוח בהתאם לסטטוס /ערך אחר שייבחר

ניהול משימות: יש להגדיר את תהליכי ניהול המשימות, כולל תיעדוף, תזכורות, והקפצות לכל תהליך.

ממשקים ואינטגרציות: הגדרת אינטגרציה עם/מ- מערכות חיצוניות כגון:  מערכת PRIORITY/ERP, מרכזייה, מערכת דיוור, ווטסאפ., יומן, מיילים

הסבת נתונים:  יש לתאר את תהליך הסבת הנתונים ממערכות קודמות, כולל פורמט הנתונים לטעינה.

משתמשים והרשאות: יש להגדיר את סוגי המשתמשים במערכת וההרשאות הניתנות לכל סוג:

נציגי מכירות, מוקדים, שיווק, מנהלים, דרגי ביניים,  נציגי שירות וכו

טפסים וסקרים:  יש להגדיר טפסים וסקרים שונים כמו טפסי שביעות רצון.


בהצלחה!

כותב המאמר: מיטל הדר

רוצה להיחשף לעוד מאמרים ותכנים מקצועיים ?
הירשם עכשיו לניוזלטר המקצועי שלנו
שיפור ביצועים באמצעות מודל אג'יליות
שיפור ביצועים באמצעות מודל אג'יליות
בעידן הנוכחי, המאופיין בשינויים תכופים ובאי ודאות, חברות וארגונים עסקיים מחפשים דרכים יעילות להתאים את…
המנכ"לים מתעוררים: כך תחשפו את האתגרים האמיתיים המעכבים את החברה שלכם!
המנכ"לים מתעוררים: כך תחשפו את האתגרים האמיתיים המעכבים את החברה שלכם!
הכירו את הפערים הסמויים ודרך הפעולה שתשנה את פני הארגון שלכם. האם אתם בטוחים שהאתגרים…
מחברה משפחתית למכונה משומנת
מחברה משפחתית למכונה משומנת
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... חלק בלתי נפרד מהנוף העסקי המקומי הוא…
מנכ״לים מודים ״אנחנו מודאגים מאוד"
בחודשים האחרונים רוב השוק העסקי בישראל עובר טלטלה עסקית ומוראלית לא פשוטה. מרבית החברות והארגונים…
מגמות עולמיות בתחום השיווק
מגמות עולמיות בתחום השיווק
שיווק החדש -כל המגמות, הטרנדים, הכלים, הדרכים והחשיבה האחרת שמחייבת שינוי גישה בכללי המשחק, ישנם…
אנשי המכירות הנסתרים - מתחת לרדאר שלכם
אנשי המכירות הנסתרים - מתחת לרדאר שלכם
בסביבה העסקית המאתגרת של ימינו, אנו נדרשים לחשיבה יצירתית ופתרונות מקוריים לאתגרים הקיימים. אחת מהן…
מתי בפעם אחרונה עשיתם סדר פסח אמיתי אצלכם בארגון?
מתי בפעם אחרונה עשיתם סדר פסח אמיתי אצלכם בארגון?
מתי בפעם אחרונה עשיתם סדר פסח אמיתי אצלכם בארגון? כזה שמייצר לכם בהירות ומהווה מקפצה…
מסע לקוח, כך תעשו זאת חכם.
מסע לקוח, כך תעשו זאת חכם.
מסע לקוח מתחילים בהבנת הצרכים הייחודיים של לקוחות בשוק מתמיד משתנה, דרך הפיתוח של אסטרטגיות…
איך להחזיר את הניצוץ לעובדים ותיקים?
איך להחזיר את הניצוץ לעובדים ותיקים?
מה באמת חשוב לעובדים ותיקים? עם העלייה בתוחלת החיים וכושר העבודה, והאתגרים הבוערים בשימור עובדים-…
הביצועים בארגון תקועים - טיפים לזיהוי 'מוקשים'
הביצועים בארגון תקועים - טיפים לזיהוי 'מוקשים'
מה הסיבה האמיתית שלא מעט חברות וארגונים תקועים במקום? אינם מצליחים לגדול? אינם מצליחים לעמוד…
מה אנשי מכירות רוצים? מודלים תגמול אנשי מכירות
מה אנשי מכירות רוצים? מודלים תגמול אנשי מכירות
איך מתגמלים אנשי מכירות? איך מוודאים שהם נשארים מרוצים, פורחים ונאמנים לארגון? אחרי עבודה עם…
מועדון לקוחות- זה עדיין רלוונטי בכלל?
מועדון לקוחות- זה עדיין רלוונטי בכלל?
מועדון לקוחות מאפשר לנו ליישם עקרון חשוב מאוד בפרסום: פרסונליזציה- התאמת המסר באופן אישי ללקוח.…
תגידו להם מה הם עושים לא נכון (וגם מה כן)
תגידו להם מה הם עושים לא נכון (וגם מה כן)
אז למה להשקיע במישוב איכותי? שוב שנבחין בין משוב מקצועי למשוב אישי-(יש יתרונות משלו שנוכל…
פולואפ: חברו הטוב ביותר של אנשי המכירות 
פולואפ: חברו הטוב ביותר של אנשי המכירות 
אז מה זה פולואפ ולמה צריך אותו?לפולואפ בעל אסטרטגיה מובנית יש השפעה משמעותית וישירה על…
מיינדסט מכירות הוא הבסיס של תשתית המכירות שלכם צ׳יט-שיט לכל מי שמנהל.ת אנשי מכירות 
מיינדסט מכירות הוא הבסיס של תשתית המכירות שלכם צ׳יט-שיט לכל מי שמנהל.ת אנשי מכירות 
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... בשנה האחרונה אנחנו שומעים בלי סוף שחברות…
מה שלום המוח שלכם בחברה?
מה שלום המוח שלכם בחברה?
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... מערכות CRM הן הבסיס של החברה –…
מהם הדברים החשובים ביותר בתכנית המכירות שלכם
מהם הדברים החשובים ביותר בתכנית המכירות שלכם
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... זה די מדהים, בשנים האחרונות אנחנו נתקלים…
כשלונות החברות הגדולות במסע לקוח ואוטומציה
כשלונות החברות הגדולות במסע לקוח ואוטומציה
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... אם פעם תהליך מכירה היה התקשרות קצרה…
ממשאב אנושי להון אנושי
ממשאב אנושי להון אנושי
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... “אני מעריך שהתרומה של המשאב האנושי אצלנו…
ניהול הידע הפנים ארגוני
ניהול הידע הפנים ארגוני
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... את הסיפור הזה כולם שמעו – חברה…
להתחיל את השנה אחרת
להתחיל את השנה אחרת
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... ברוכים הבאים לשנת 2024! וזה בדיוק הזמן…
סיכום שנה עסקית
סיכום שנה עסקית
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... הנה אנחנו מוציאים את עצמנו בסוף השנה…
אסטרטגית לקוחות קיימים
אסטרטגית לקוחות קיימים
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... אחד הנכסים העסקיים החשובים ביותר הוא הלקוחות…
מזל טוב ליום הולדתך!
מזל טוב ליום הולדתך!
מנהל/ת יקר/ה! זו ההזדמנות שלנו לאחל לך יום הולדת שמח, מאחלים לך שפע של בריאות…
מתנות לכבוד השנה החדשה  -2023
מתנות לכבוד השנה החדשה -2023
מנהל יקר! זו ההזדמנות להודות לך על היותך חלק מקהילת הניוזלטר שלנו – פותחים, קוראים,…
חלק 2: ארגז כלים למנהל - שגרות ניהול
חלק 2: ארגז כלים למנהל - שגרות ניהול
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... בחלקן הראשון, סקרנו בהרחבה את הדגשים הכי…
חלק 1: ארגז כלים למנהל - שגרות ניהול
חלק 1: ארגז כלים למנהל - שגרות ניהול
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... בחלק הראשון של כתבה זו נסקור את…
תכנית עבודה - חלק 2
תכנית עבודה - חלק 2
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... בחלק הראשון סקרנו את העקרונות לבניית תכנית…
תכנית עבודה - חלק 1
תכנית עבודה - חלק 1
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... אז מהם הדגשים החשובים ביותר בבנייה ודיוק…
תרשימי זרימה עבור תהליכים עסקיים
תרשימי זרימה עבור תהליכים עסקיים
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... אחד הנושאים החשובים בהצלחה עסקית הוא דיוק…
מאמרים קשורים

זקוקים לעזרה בשיפור הביצועים בארגונכם?

השאירו פרטים או
התקשרו 072-3972174

דילוג לתוכן