ניהול ספקים מקצועי ותוצאותיו העסקיות

Customer services best excellent business rating experience. Satisfaction survey concept. user give rating to service experience on online application .
 
הקשב למאמר
Getting your Trinity Audio player ready...

ניהול ספקים בצורה מקצועית  ועד כמה זה משפיע על התוצאות העסקיות

רובנו מנהלים תקשורת עם ספקים בתחומים שונים ויחד עם זאת מפספסים לא מעט שלבים בתהליך הניהול מולם, ניהול ספקים הוא מרכיב חשוב, במיוחד כשמדובר בשירותים מתקדמים (כגון פרסום ושיווק דיגיטלי, אינטגרטור או מטמיע מערכות….), לעיתים קרובות חברות נופלות לאי הבנה או חוסר תאום עם ספקיהן, המוביל לתוצאות לא מספקות ואף לכישלון בפרויקטים.

הכרה מעמיקה של התחום והשירותים הספציפיים שאתם רוכשים היא חיונית. ידע זה מאפשר לכם להבין את המונחים המקצועיים, להעריך את איכות העבודה, ולתאם ציפיות בצורה מדויקת עם הספקים. כשאתם מבינים את התחום, אתם יכולים לשאול את השאלות הנכונות, לבקש את הדוחות הנכונים, ולנהל בצורה מושכלת.

מניסיון רב בליווי מעל 470 חברות לשיפור ביצועים ותהליכים ,מצאנו כי ישנה חשיבות רבה לידע המקצועי של הגורם הארגוני הרלוונטי למול הספק המשתקף בניהול מיטבי ובהתאם לכך בתוצרים ובתוצאות.

השלבים המומלצים בניהול ספקים:

בחירת ספקים מתאימים

תהליך זיהוי ובחירת הספקים הוא קריטי להצלחה. יש לבחון היטב את איכות המוצרים או השירותים, אמינות האספקה, המחיר, יכולות מקצועיות טכניות, גמישות, עמידות בזמנים ועלויות. שקפו אם ישנן דרישות ספציפיות או דרישות סף. אל תוותרו על בקשת המלצות של הספקים הפוטנציאליים.

בהסכם ההתקשרות יש לפרט את כל התנאים וההתחייבויות של שני הצדדים, יש להגדיר בבירור את תנאי התשלום, לוחות הזמנים, סטנדרטי האיכות, תהליכי הטיפול בכל שלבי ההתקשרות ,כולל מועדי אספקה, תנאי תשלום, אחריות ותנאי שירות.

תאום ציפיות

יש להגדיר את הציפיות בצורה ברורה עבורכם ועבור הצד השני , כולל לוחות זמנים, נקודות יציאה/עצירה, תוצאות מדידות, וקריטריונים להצלחה. תאום ציפיות יפחית אי הבנות, ימנע אכזבות בהמשך הדרך ויקדם את קבלת התוצרים והתוצאות שהגדרתם.

תקשורת פתוחה ושוטפת

תקשורת יעילה היא המפתח לשיתוף פעולה מוצלח. יש לקיים ערוצי תקשורת פתוחים עם הספקים, לשתף מידע רלוונטי, ולעדכן באופן שוטף לגבי שינויים בדרישות או בתנאי השוק. תקשורת טובה מאפשרת לזהות בעיות בשלב מקדים ולפתור אותן ביעילות.

פיתוח יחסים ארוכי טווח

בניית יחסים ארוכי טווח עם ספקים מובילים יכולה להניב יתרונות משמעותיים. ספקים קבועים לומדים להכיר את צרכי העסק, משפרים את היעילות, ולעתים קרובות מציעים תנאים טובים יותר. עם זאת, חשוב לשמור על איזון ולא להיות תלויים מדי בספק בודד. אנו ממליצים להשתדל ולא לשים את כל הביצים בסל אחד.

ניהול סיכונים

בשלב הראשוני חשוב לבחון את היציבות הפיננסית של הספק. יש לזהות ולנהל סיכונים פוטנציאליים בקרב קהל הספקים, וניטור של יציבות פיננסית של ספקים מרכזיים. ניהול סיכונים נכון מבטיח רציפות עסקית גם במצבי משבר.

טכנולוגיה

שימוש בכלים טכנולוגיים מתקדמים יכול לשפר משמעותית את ניהול הספקים. מערכות ניהול ספקים  מאפשרות מעקב יעיל אחר ביצועים, ניהול חוזים, ואוטומציה של תהליכים שגרתיים. טכנולוגיות של בינה מלאכותית יכולות לסייע בחיזוי ביקושים ובאופטימיזציה של רכש.

גמישות והתאמה

המציאות והשוק הדינמי מחייבים גמישות בניהול ספקים. אל תתקבעו. יש להיות מוכנים לשינויים בתנאי השוק, לדרישות רגולטוריות חדשות, ולשינויים בצרכי הלקוחות. גמישות בתהליכי העבודה יכולה לסייע בהתמודדות עם אתגרים בלתי צפויים.

ניהול גאנט חודשי

ניהול גאנט חודשי הוא כלי חשוב לניהול ספקים. גאנט מתוכנן ומדויק מאפשר לכם לעקוב אחר התקדמות הפרויקט/המשימות/הפרמטרים/המשימות שהוגדרו. בדיקה של ביצוע למול תכנון בזמן אמת מאפשרת לעמוד בלוחות הזמנים ולפעול בהתאם.

בתחילת כל התקשרות או פרויקט יש לבנות גאנט משימות ופעולות ברור ומפורט המשלב את התוצרים החודשיים. הגדירו וקבעו יעדים ומדדים להערכת ביצוע ברמה חודשית ובצעו מעקב במועד קבוע על מה שבוצע אל מול מה שתוכנן, כולל מעבר על הגאנט לחודש הבא.

מעקב ובקרה מדידה (במידת הרלוונטיות)

יש לבצע מעקב ובקרה שוטפים על ביצועים הספקים . יש לבחון באופן שוטף את איכות המוצרים והשירותים המתקבלים, עמידה בזמנים (ותנאי האספקה), יעילות תגובה לבעיות שעולות. המעקב יכול להתבצע באמצעות דו”חות תקופתיים, סקרים והערכת שביעות רצון. ניתוח תוצאות, וזיהוי מגמות ובעיות שעולות מהנתונים.

הרמת דגל בעת הצורך ועירוב גורמים נוספים

כשמתעוררות בעיות, חשוב להרים דגל גבוה בזמן ולערב גורמים נוספים במערכת. עירוב גורמים נוספים יכול לעזור למצוא פתרונות יצירתיים ולפתור את הבעיה במהירות וביעילות.

במקרים בהם ישנן בעיות של יכולות מקצועיות /קבלת החלטות ע”י הגורם מצד הספק , ייתכן ויהיה צורך לדרוש מעורבות של הדרג הבכיר אצל הספק. מעורבות זו יכולה לסייע בפתרון בעיות מורכבות ולהבטיח שהספק יעמוד בהתחייבויותיו. במקרים מסוימים ניתן לדרוש לגורם אחר מקצועי יותר אצל הספק.

שיפור מתמיד

תמיד צריך לשאוף לשיפור מתמיד של תהליכי העבודה ושיתוף הפעולה עם הספקים. אסור להתפשר. יש לזהות בעיות ואתגרים ולהציע פתרונות לשיפור. תהליך זה כולל גם הערכה מחדש של הספקים ובחינת החלופות האפשריות.

 סיום התקשרות

כאשר מגיע הזמן לסיים את ההתקשרות עם ספק מסוים, יש לבצע את התהליך בצורה מסודרת ומאורגנת. זה כולל סגירת כל החובות והתנאים הפתוחים, ניתוק הקשרים בצורה מקצועית ומכובדת. אנו ממליצים לבצע  הערכה סופית של ביצועי הספק ושימור מידע ולקחים מההתקשרות לעתיד.

דוגמה לתחום השיווק הדיגיטלי

הגדירו פרמטרים, יעדים, מדדים חשובים בניהול ספקים מתחום הפרסום והשיווק הדיגיטלי
תקציב שיווקי מפורט עם יעדים
דיווח שוטף על תוצאות בפועל :דיווח /משוב מפורט ממח מכירות על תוצאות של כל ליד /מתעניין
מדדים/פרמטרים ראשוניים חשובים : חשיפות, הקלקות/כניסות לאתר/שיחות נכנסות, עלות ליד, עלות הרכשת שיווקית , יחס המרה – לאורך כל המשפך והכי חשוב מליד לפגישה, מפגישה לסגירה או מליד לסגירה (תלוי תחום), מליד לליד רלוונטי, משיחה יוצאת לשיחה נענית, משיחה נענית לתאום וכן הלאה …….
תנהלו לאורך כל הדרך אופטימיזציה

זכרו – ניהול ספקים בשוטף הוא אחד מהתהליכים החשובים בארגון, שכן הוא משפיע באופן ישיר על האיכות, היעילות והעלויות של הפעילות השוטפת. ניהול אפקטיבי ויעיל של ספקים, משפיע באופן ישיר על הביצועים הכלליים והעסקיים של הארגון.

 

בהצלחה!

כותב המאמר: מיטל הדר

רוצה להיחשף לעוד מאמרים ותכנים מקצועיים ?
הירשם עכשיו לניוזלטר המקצועי שלנו
סדנאות למנהלים? תבדקו היטב לפני שאתם מחליטים
סדנאות למנהלים? תבדקו היטב לפני שאתם מחליטים
סדנאות הן כלי נוסף ומשלים בתהליך, אבל אינן תחליף לתהליך מקצועי ואמיתי, בייחוד בכל הקשור…
מצוינות עסקית מהי?
מצוינות עסקית מהי?
כל ארגון וחברה שואפים להגיע כמה שיותר גבוה, לשפר ולמקסם את הביצועים העסקיים לאורך זמן.…
המדריך המלא לדוחות דשבורד ואפיון מערכת CRM לשיפור ביצועים ותוצאות עסקיות
המדריך המלא לדוחות דשבורד ואפיון מערכת CRM לשיפור ביצועים ותוצאות עסקיות
בעידן הנוכחי, המאופיין בשינויים תכופים ובאי ודאות, חברות וארגונים עסקיים מחפשים דרכים יעילות להתאים את…
שיפור ביצועים באמצעות מודל אג'יליות
שיפור ביצועים באמצעות מודל אג'יליות
בעידן הנוכחי, המאופיין בשינויים תכופים ובאי ודאות, חברות וארגונים עסקיים מחפשים דרכים יעילות להתאים את…
המנכ"לים מתעוררים: כך תחשפו את האתגרים האמיתיים המעכבים את החברה שלכם!
המנכ"לים מתעוררים: כך תחשפו את האתגרים האמיתיים המעכבים את החברה שלכם!
הכירו את הפערים הסמויים ודרך הפעולה שתשנה את פני הארגון שלכם. האם אתם בטוחים שהאתגרים…
מחברה משפחתית למכונה משומנת
מחברה משפחתית למכונה משומנת
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... חלק בלתי נפרד מהנוף העסקי המקומי הוא…
מנכ״לים מודים ״אנחנו מודאגים מאוד"
בחודשים האחרונים רוב השוק העסקי בישראל עובר טלטלה עסקית ומוראלית לא פשוטה. מרבית החברות והארגונים…
מגמות עולמיות בתחום השיווק
מגמות עולמיות בתחום השיווק
שיווק החדש -כל המגמות, הטרנדים, הכלים, הדרכים והחשיבה האחרת שמחייבת שינוי גישה בכללי המשחק, ישנם…
אנשי המכירות הנסתרים - מתחת לרדאר שלכם
אנשי המכירות הנסתרים - מתחת לרדאר שלכם
בסביבה העסקית המאתגרת של ימינו, אנו נדרשים לחשיבה יצירתית ופתרונות מקוריים לאתגרים הקיימים. אחת מהן…
מתי בפעם אחרונה עשיתם סדר פסח אמיתי אצלכם בארגון?
מתי בפעם אחרונה עשיתם סדר פסח אמיתי אצלכם בארגון?
מתי בפעם אחרונה עשיתם סדר פסח אמיתי אצלכם בארגון? כזה שמייצר לכם בהירות ומהווה מקפצה…
מסע לקוח, כך תעשו זאת חכם.
מסע לקוח, כך תעשו זאת חכם.
מסע לקוח מתחילים בהבנת הצרכים הייחודיים של לקוחות בשוק מתמיד משתנה, דרך הפיתוח של אסטרטגיות…
איך להחזיר את הניצוץ לעובדים ותיקים?
איך להחזיר את הניצוץ לעובדים ותיקים?
מה באמת חשוב לעובדים ותיקים? עם העלייה בתוחלת החיים וכושר העבודה, והאתגרים הבוערים בשימור עובדים-…
הביצועים בארגון תקועים - טיפים לזיהוי 'מוקשים'
הביצועים בארגון תקועים - טיפים לזיהוי 'מוקשים'
מה הסיבה האמיתית שלא מעט חברות וארגונים תקועים במקום? אינם מצליחים לגדול? אינם מצליחים לעמוד…
מה אנשי מכירות רוצים? מודלים תגמול אנשי מכירות
מה אנשי מכירות רוצים? מודלים תגמול אנשי מכירות
איך מתגמלים אנשי מכירות? איך מוודאים שהם נשארים מרוצים, פורחים ונאמנים לארגון? אחרי עבודה עם…
מועדון לקוחות- זה עדיין רלוונטי בכלל?
מועדון לקוחות- זה עדיין רלוונטי בכלל?
מועדון לקוחות מאפשר לנו ליישם עקרון חשוב מאוד בפרסום: פרסונליזציה- התאמת המסר באופן אישי ללקוח.…
תגידו להם מה הם עושים לא נכון (וגם מה כן)
תגידו להם מה הם עושים לא נכון (וגם מה כן)
אז למה להשקיע במישוב איכותי? שוב שנבחין בין משוב מקצועי למשוב אישי-(יש יתרונות משלו שנוכל…
פולואפ: חברו הטוב ביותר של אנשי המכירות 
פולואפ: חברו הטוב ביותר של אנשי המכירות 
אז מה זה פולואפ ולמה צריך אותו?לפולואפ בעל אסטרטגיה מובנית יש השפעה משמעותית וישירה על…
מיינדסט מכירות הוא הבסיס של תשתית המכירות שלכם צ׳יט-שיט לכל מי שמנהל.ת אנשי מכירות 
מיינדסט מכירות הוא הבסיס של תשתית המכירות שלכם צ׳יט-שיט לכל מי שמנהל.ת אנשי מכירות 
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... בשנה האחרונה אנחנו שומעים בלי סוף שחברות…
מה שלום המוח שלכם בחברה?
מה שלום המוח שלכם בחברה?
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... מערכות CRM הן הבסיס של החברה –…
מהם הדברים החשובים ביותר בתכנית המכירות שלכם
מהם הדברים החשובים ביותר בתכנית המכירות שלכם
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... זה די מדהים, בשנים האחרונות אנחנו נתקלים…
כשלונות החברות הגדולות במסע לקוח ואוטומציה
כשלונות החברות הגדולות במסע לקוח ואוטומציה
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... אם פעם תהליך מכירה היה התקשרות קצרה…
ממשאב אנושי להון אנושי
ממשאב אנושי להון אנושי
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... “אני מעריך שהתרומה של המשאב האנושי אצלנו…
ניהול הידע הפנים ארגוני
ניהול הידע הפנים ארגוני
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... את הסיפור הזה כולם שמעו – חברה…
להתחיל את השנה אחרת
להתחיל את השנה אחרת
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... ברוכים הבאים לשנת 2024! וזה בדיוק הזמן…
סיכום שנה עסקית
סיכום שנה עסקית
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... הנה אנחנו מוציאים את עצמנו בסוף השנה…
אסטרטגית לקוחות קיימים
אסטרטגית לקוחות קיימים
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... אחד הנכסים העסקיים החשובים ביותר הוא הלקוחות…
מזל טוב ליום הולדתך!
מזל טוב ליום הולדתך!
מנהל/ת יקר/ה! זו ההזדמנות שלנו לאחל לך יום הולדת שמח, מאחלים לך שפע של בריאות…
מתנות לכבוד השנה החדשה  -2023
מתנות לכבוד השנה החדשה -2023
מנהל יקר! זו ההזדמנות להודות לך על היותך חלק מקהילת הניוזלטר שלנו – פותחים, קוראים,…
חלק 2: ארגז כלים למנהל - שגרות ניהול
חלק 2: ארגז כלים למנהל - שגרות ניהול
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... בחלקן הראשון, סקרנו בהרחבה את הדגשים הכי…
חלק 1: ארגז כלים למנהל - שגרות ניהול
חלק 1: ארגז כלים למנהל - שגרות ניהול
הקשב למאמר Getting your Trinity Audio player ready... בחלק הראשון של כתבה זו נסקור את…
מאמרים קשורים

זקוקים לעזרה בשיפור הביצועים בארגונכם?

השאירו פרטים או
התקשרו 072-3972174

דילוג לתוכן